Henkilöstöhallinto

Johdanto

Henkilöstöhallinto vastaa erilaisista henkilöstöön liittyvistä käytännön tehtävistä sekä lakisääteisistä asioista yrityksissä, julkisen sektorin virastoissa, järjestöissä ja muissa organisaatioissa. Henkilöstöhallinto palvelee yrityksen tai organisaation toimintaa ja tavoitteiden saavuttamista myös ylläpitämällä hyvää työilmapiiriä ja motivaatiota sekä lisäämällä koulutuksin henkilöstön osaamista.

Tuotteet ja palvelut

Henkilöstöhallinto on yrityksen tai organisaation henkilöstövoimavarojen hallinnointia. Henkilöstö on keskeisessä asemassa organisaation arkipäiväisen toiminnan sekä tavoitteiden saavuttamisen kannalta, koska ne voidaan saavuttaa vain henkilöstön työllä.

Suuremmissa työpaikoissa henkilöstöhallinto on yleensä eriytetty omaksi yksikökseen, joka toimii esimerkiksi nimellä henkilöstöosasto, konsernipalvelujen henkilöstöyksikkö tms. Yritysten tai organisaatioiden henkilöstöosaston koko vaihtelee, suurissa yksiköissä työskentelee jopa kymmeniä henkilöitä. Pienissä organisaatioissa henkilöstöasiat kuuluvat yleisjohdon, joskus vain yhden johtavassa asemassa olevan henkilön tehtäviin.

Henkilöstöhallinnon toimintoja voidaan myös ulkoistaa. Henkilöstöpalveluyritykset ja konsulttiyritykset tarjoavat erilaisia palveluja, joita ovat esimerkiksi rekrytointi-, suorahaku- sekä ulkoistamis- ja alihankintapalvelut, henkilö- ja soveltuvuusarvioinnit ja henkilöstövalmennus. Ulkoistamista tehdään, koska näin yritys tai organisaatio voi keskittyä omaan ydintoimintaansa.

Henkilöstöhallinnon tehtäväkenttään ja vastuualueeseen kuuluu laaja joukko erilaisia asioita ja toimintoja, jotka vaihtelevat pienistä rutiininomaisista tehtävistä laaja-alaista asiantuntemusta vaativiin kokonaisuuksiin. Seuraavassa esitellään henkilöstöhallinnon keskeisimpiä tehtäväalueita.

Henkilöstösuunnittelu ja -hankinta

Henkilöstösuunnittelu tähtää siihen, että organisaatiossa työskentelee oikea määrä oikeita henkilöitä oikeissa tehtävissä oikeaan aikaan. Henkilöstöasioita ohjataan esimerkiksi henkilöstöstrategian tai -suunnitelman avulla, johon vaikuttavat mm. toimintastrategia, budjetti ja suhdanne-ennusteet.

Henkilöstösuunnitelmassa arvioidaan strategian ja toiminnan pohjalta tulevaisuuden määrällistä ja laadullista henkilöstön kokonaistarvetta. Suunnitelmassa otetaan huomioon myös henkilöstön poistuma tulevina vuosina. Ennustamattomien tekijöiden kuten irtisanoutumisten vuoksi henkilöstöä hankitaan tarvittaessa muulloinkin.

Henkilöstöä rekrytoidaan sekä vapailta työmarkkinoilta että valitaan organisaation sisältä uusiin tehtäviin. Rekrytointikanavia ovat esimerkiksi verkkosivut, lehti-ilmoitukset ja rekrytointimessut. Tavoitteena on aina löytää kuhunkin avoinna olevaan paikkaan sopivin henkilö. Koulutustaso, työkokemus ja henkilökohtaiset ominaisuudet ovat keskeisiä valintakriteerejä.

Valintamenetelmien avulla selvitetään, miten hyvin ehdokkaat täyttävät vaatimukset. Keinoja ovat esimerkiksi arviointi hakemuksen ja ansioluettelon perusteella, haastattelut ja psykologiset soveltuvuustestit. Valintapäätöksen jälkeen työnantaja ja työntekijä tekevät työsopimuksen, jolla he solmivat työsuhteen. Tämän jälkeen henkilö perehdytetään uuteen työpaikkaansa.

Työsuhdeasiat

Työsuhdeasioiden hoito on työsuhteen ehdoiksi määriteltyjen asioiden hoitamista, jota tehdään kaikissa organisaatioissa, joissa on palkattua henkilökuntaa. Pääasiassa kysymys on lakisääteisistä asioista. Työsuhdeasioita ovat palkanmaksu, työaikakysymykset, työehtosopimukset, vuosilomat, sairausajan palkat, eläkeasiat, yhteistoiminta jne.

Työn organisointi ja arviointi

Työn organisoinnilla pyritään vastaamaan muuttuviin tilanteisiin ja kehittämään toimintaa. Tällöin pohditaan henkilöstön määrää, organisaation rakennetta, työnjakoa sekä tehtävä- ja vastuujakoja. Tarvittaessa voidaan laajentaa työtehtäviä, lisätä vastuuta tai ottaa käyttöön työkierto, joustavat työajat, etätyömahdollisuus jne. Työn vaativuutta arvioidaan mm. henkilöstön valinnan ja sijoittamisen, palkitsemisen ja kehittämisen vuoksi.

Henkilöstön kehittäminen

Yritykset vahvistavat liiketoiminnan vaatimaa osaamista ja kilpailukykyään, muut organisaatiot esimerkiksi palveluaan tai toimintaansa, kehittämällä henkilöstöään. Kehittämistarve arvioidaan vertaamalla työn vaatimuksia pätevyyteen, jonka alueita ovat mm. tiedot, taidot, kokemus, vuorovaikutustaidot, arvot ja asenteet, motivaatio ja henkilökohtaiset ominaisuudet. Kehittäminen voi kohdistua koko työyhteisöön tai yksilöön.

Työympäristö, työhyvinvointi, työsuojelu

Työilmapiiriä ja työhyvinvointia voidaan parantaa monenlaisten toimenpiteiden avulla, mikä samalla usein parantaa tuotannon laatua ja vähentää poissaoloista aiheutuvia kustannuksia. Työn sisältöjen rikastuttamisen lisäksi henkilökuntaa voidaan palkita rahallisin bonuksin, ansiomerkein jne. sekä motivoida muilla keinoilla kuten loma-, harrastus- ja virkistystoiminnalla.

Työntekijöiden terveyttä, turvallisuutta ja hyvinvointia työpaikoilla turvataan lainsäädännön avulla. Pyrkimyksenä on ennalta ehkäistä työtapaturmia ja ammattitauteja sekä vähentää fyysistä ja henkistä kuormitusta. Työnantajan tehtävä on myös järjestää työntekijöille ennaltaehkäisevä terveydenhuolto, jonka lisäksi voidaan järjestää myös muita sairaanhoito- ja terveyspalveluja.

Suunnittelua, organisointia ja rutiinitehtäviä

Henkilöstöhallinnon tehtävät ovat monipuolisia ja tarjoavat useita vaihtoehtoja koulutuksesta ja työkokemuksesta riippuen. Pienemmissä yrityksissä tai organisaatioissa tehtäväalueet ovat laajempia, suuremmissa on enemmän mahdollisuuksia erikoistumiseen.

Henkilöstöhallinnon tehtäväalueisiin kuuluvat esimerkiksi henkilöstösuunnittelu ja -hankinta, työn organisointi, työsuhdeasiat (esimerkiksi työehtosopimukset, palkka-asiat ja loma-asiat), henkilöstön kehittäminen, työsuojeluasiat sekä näihin liittyvät konsultointi-, suunnittelu-, kehittämis-, esimies- ja johtotehtävät. Monissa työpaikoissa tehtäviin kuuluu myös taloushallintoa kuten palkanlaskentaa.

Esimies- ja johtotehtävissä keskeistä on toiminnan johtaminen, suunnittelu, seuranta ja kehittäminen. Keskeistä on organisoida oman vastuualueen toiminta mahdollisimman hyvin asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Suuri osa työstä liittyy päätöksentekoon, päätöksien valmisteluun, tiedottamiseen, toimeenpanoon ja valvontaan. Myös henkilökunnan motivointi on tärkeää.

Henkilöstöammattilaisen työ voi painottua operatiiviseen ja hallinnolliseen henkilöstön johtamiseen (HRM, Human resource management) tai johtamisen ja osaamisen kehittämiseen (HRD, Human resource development). Työ voi painottua myös muutostilanteisiin.

Henkilöstöhallinnon ammateissa tarvitaan henkilöstöasioiden tuntemuksen lisäksi yhteistyö-, neuvottelu- ja asiakaspalvelutaitoja. Toimistotyöhön kuuluu myös yhteistyötä oman työpaikan työntekijöiden kanssa. Henkilöstöpalveluja tarjoavissa yrityksissä tehdään yhteistyötä asiakkaiden kanssa.

Myös työnantajan toimintaa on tunnettava. Esimerkiksi kone- ja metallituoteyrityksen henkilöstöasioista vastaavan sekä muiden henkilöstöasioiden johto-, suunnittelu- ja kehitystehtävissä toimivien on tunnettava työnantajansa toimialaa, tuotteita ja palveluja sekä työn vaatimuksia.

Tietotekniikan käyttötaidot ovat välttämättömyys. Kielitaidosta ja kulttuurien tuntemuksesta on hyötyä. Muutokset esimerkiksi lainsäädännössä sekä uudistuvat työtavat edellyttävät jatkuvaa opiskelua ja osaamisen kehittämistä.

Työpaikat

Yritykset. Valtio. Kunnat. Kirkko. Järjestöt. Liitot. Henkilöstöpalveluyritykset. Konsulttiyritykset.

Ammatit

Henkilöstöhallinnossa työskennellään lukuisilla tehtävänimikkeillä, joista alla joitakin esimerkkejä.

Aluejohtaja, apulaisjohtaja, assistentti, controller, hallinnon lakimies, hallintojohtaja, hallintopäällikkö, henkilöstöassistentti, henkilöstöjohtaja, henkilöstöpäällikkö, henkilöstösihteeri, HR-koordinaattori, Human Resources Manager, HR-Partner, johtaja, järjestöpäällikkö, kansliapäällikkö, kaupunginjohtaja, kaupunginsihteeri, kirjastotoimenjohtaja, konsultti, kulttuuritoimenjohtaja, kunnanjohtaja, kunnansihteeri, liikkeenjohdon konsultti, lakimies, nuorisotoimenjohtaja, osastopäällikkö, palkanlaskija, palkka-asiainhoitaja, palvelussuhdepäällikkö, pankinjohtaja, pelastusjohtaja, piiripäällikkö, poliisipäällikkö, psykologi, rekrytointipäällikkö, sairaanhoitopiirin johtaja, sihteeri, sivistystoimenjohtaja, sosiaalijohtaja, taloushallintopäällikkö, talousjohtaja, talouspäällikkö, tekninen johtaja, tiedekunnan hallintopäällikkö, tietohallintopäällikkö, toimialajohtaja, toiminnan johtaja, toimitusjohtaja, ylijohtaja, yksikön johtaja, ympäristöpäällikkö, yritysjohtaja.

Monissa organisaatioissa henkilöstö- ja taloushallintoa hoidetaan samassa yksikössä.

Koulutus

Toisen asteen ammatillisissa oppilaitoksissa voi suorittaa liiketalouden perustutkinnon. Tutkintonimike on merkonomi.

Perustutkinnon voi suorittaa myös näyttötutkintona, joka on erityisesti aikuisille suunniteltu joustava tutkinnon suorittamistapa.

Näyttötutkintoina voidaan suorittaa myös mm. taloushallinnon ja sihteerin ammattitutkinnot sekä taloushallinnon ja johtamisen erikoisammattitutkinnot.

Myös oppisopimuskoulutus tarjoaa mahdollisuuden kouluttautua alalle.

Alan koulutusta järjestävät esimerkiksi Markkinointi-instituutti sekä HAUS kehittämiskeskus Oy.

Ammattikorkeakouluissa voi opiskella liiketaloutta. Tutkintonimike on liiketalouden ammattikorkeakoulututkinto tradenomi (AMK).

Yliopistoissa voi opiskella hallintotieteitä. Alempi korkeakoulututkinto on hallintotieteiden tai yhteiskuntatieteiden kandidaatti. Ylempi korkeakoulututkinto on hallintotieteiden tai yhteiskuntatieteiden maisteri.

Yliopistoissa voi opiskella myös kauppatieteitä. Opinnoissa voi suuntautua esimerkiksi johtamiseen ja organisaatioihin. Alempi korkeakoulututkinto on kauppatieteiden kandidaatti. Ylempi korkeakoulututkinto on kauppatieteiden maisteri.

Työnantajan toimialasta riippuen henkilöstöhallinnon johtotehtävissä toimitaan myös muiden koulutusalojen korkeakoulututkinnoilla, joita ovat esimerkiksi psykologian maisteri, filosofian maisteri, kasvatustieteen maisteri, oikeustieteen maisteri ja diplomi-insinööri.

Työllisyys

Henkilöstöhallinto työllistää eri toimialojen yrityksissä sekä valtion, kuntien ja seurakuntien virastoissa ja monenlaisissa järjestöissä. Henkilöstöasioita hoitavat joissakin työpaikoissa taloushallinnon tai muut hallinnon työntekijät, minkä vuoksi henkilöstöhallinnon tehtävissä työskentelevien kokonaismäärän selvittäminen on vaikeaa.

Henkilöstöhallinto on vakaa työllistäjä. Työllisyyttä ylläpitää tehtävien hoidon tärkeys yrityksen tai organisaation käytännön toiminnan kannalta sekä henkilöstöön liittyvien asioiden lakisääteisyys. Hyvällä henkilöstöhallinnolla voidaan myös hankkia sopivia työntekijöitä eri tehtäviin, parantaa koulutuksin osaamistasoa sekä lisätä työhyvinvointia ja työssä jaksamista sekä edistää innovatiivisuutta, mikä luo kysyntää alan ammattilaisille.

Yritykset, valtio, kunnat, seurakunnat ja järjestöt palkkaavat henkilöstöhallinnon tehtäviin uusia työntekijöitä pääasiassa eläkkeelle lähtevien tai toisiin tehtäviin siirtyvien tilalle. Valtio, kunnat ja seurakunnat ovat perustaneet palvelukeskuksia, jotka hoitavat kootusti yksittäisten virastojen ja laitosten henkilöstö- ja taloushallinnon tehtäviä.

Henkilöstöhallinto voidaan myös ulkoistaa kokonaan tai osittain, jolloin henkilöstöhallinnon palvelut hankitaan niitä tarjoavilta henkilöstöpalveluyrityksiltä. Tämä siirtää työpaikkoja henkilöstöpalveluyrityksiin ja alan konsulttiyrityksiin.

Kehitysnäkymät

Henkilöstöhallintoon kohdistuu haasteita yritysten ja muiden organisaatioiden toimintaympäristön muuttuessa. Globaaleilla markkinoilla kilpailu kiristyy, ja toiminnassa korostuvat erikoistuminen, kustannustehokkuus, joustavat toimintatavat ja jatkuva osaamisen kehittäminen. Toimintaympäristön muutoksia on osattava ennakoida.

Henkilöstöjohtamisen painopiste siirtyy hallinnoinnista enemmän henkilöstön ja organisaation kehittämiseen, mikä edellyttää yhä strategisempaa roolia. Alalla korostuvat tulevaisuuden visiointi, strateginen ajattelu, johdon konsultointi ja esimieskoulutus.

Henkilöstöhallinnon johtamisessa tarvitaan liiketoiminnan, toimialan ja talouden tuntemusta. Tähän liittyy myös työnantajan sekä asiakkaiden ja heidän tarpeidensa ymmärtäminen, koska oikeat työntekijät tuottavat heille sopivia tuotteita ja palveluja.

Henkilöstöhallinnon operatiivisia, päivittäisiä peruspalveluita kuten työsuhdeasioita, rekrytointia, koulutusta ja palkkahallintoa tarvitaan jatkossakin. Henkilöstöhallintoon kuuluu myös työsuhdejuridiikka, palkitsemispalvelut sekä johdon ja esimiestyön kehittäminen ja henkilöstöhallinnossa käytettävien teknologioiden edistäminen.

Työnantajilla on oltava käytettävissään riittävä määrä oikeanlaista osaamista, minkä lisäksi henkilöstön motivoinnin ja työkyvyn ylläpitämisen merkitys korostuu. Kilpailu työntekijöistä kovenee, ja rekrytointi muuttuu yhä haasteellisemmaksi. Osaajien houkuttelussa on entistä tärkeämpää luoda työpaikalle kulttuuri, joka palkitsee, motivoi ja luo työviihtyisyyttä, sillä se kannustaa parempiin suorituksiin ja sitouttaa työpaikkaan.

Työntekijäkokemukseen panostavat yritykset saavat työtyytyväisyyden lisäksi liiketoimintahyötyä parempina tuloksina ja asiakastyytyväisyytenä. Tämä edellyttää sitä, että työntekijöitä tulee kuunnella. Vakituisten työntekijöiden lisäksi on osattava työskennellä freelancereiden ja alihankkijoiden kanssa.

Henkilöstöjohdossa on kyettävä tunnistamaan myös henkilöstöhallinnon ja työnantajan omat osaamis- ja kehittämistarpeet. On esimerkiksi tiedostettava, millaista osaamista tarvitaan digitalisaation, uuden teknologian ja uusien työtapojen kuten etätyön myötä.

Henkilöstöhallinnon prosessien kehittäminen sujuviksi on keskeistä, sillä ne auttavat päivittäisissä toiminnoissa ja tavoitteiden saavuttamisessa. Tietojärjestelmät tukevat ja tehostavat henkilöstöhallinnon lisäksi koko yrityksen tai muun organisaation toimintaa. Ne auttavat henkilöstöön, työtehtäviin, osaamiseen, henkilöstön kehittämiseen, koulutuksiin ja henkilöstösuunnitteluun liittyvässä tiedonhallinnassa ja tuottavat tietoa johdolle.

Digitaalisia henkilöstöhallinnon palveluja ovat myös esimerkiksi houkuttelevan työnantajakuvan luominen verkkosivujen tai työnantajaa esittelevien videoiden avulla ja sähköinen rekrytointi. Sisäisessä tiedottamisessa, perehdyttämisessä ja kouluttamisessa hyödynnetään digitalisaatiota, esimerkiksi verkkoaineistoja ja pilvipalveluja.

Henkilöstöpalveluja ja konsultointia tarjoavien yritysten toiminta lisääntyy. Vuokratyövoimaa käytetään sen joustavuuden vuoksi, koska siten saadaan nopeasti työvoimaa myös tilapäiseen tarpeeseen. Henkilöstöpalveluyritykset tarjoavat myös muita henkilöstöpalveluita, joita ovat rekrytointipalvelut, suorahaku eli headhunting, alihankinta ja ulkoistaminen, henkilöarviointi, henkilöstövalmennus ja uudelleensijoittumisvalmennus.

Työelämä 2020 -hanke haastaa työpaikat kehittämään toimintaansa ja toimintatapojaan omista lähtökohdistaan. Tavoitteena on, että tulevaisuudessa yhä useammalla työpaikalla on uudistumista ja kehittämistä tukeva kulttuuri, jossa tuotteet, palvelut ja toimintatavat luodaan yhteistyössä. Toiminta on avointa, vuorovaikutteista, hallittua ja ennakoivaa. Uutta teknologiaa hyödynnetään tehokkaasti ja johtaminen on huippuluokkaa.

Lähialat

Toimistotyö. Taloushallinto. Tietohallinto. Asiakirjahallinto. Hallinnollinen työ. Henkilöstöpalveluala.

Henkilöstöhallinto