Toimitilapalvelut

Johdanto

Kiinteistöpalveluihin kuuluvat toimitilapalvelut ovat kiinteistön käyttäjien tukipalveluja, joihin kuuluvat esimerkiksi aula- ja vastaanotto-, kokous-, puhelinvaihteenhoito- ja postituspalvelut. Asiakasyritys tai -organisaatio hankkii tarvitsemansa palvelut alan palveluja tarjoavalta yritykseltä. Ulkoistamalla nämä toiminnot asiakas voi tehokkaammin kohdentaa voimavaransa päätoimintoihinsa sen sijaan, että se järjestäisi nämä toiminnot itse. Toimitilapalvelujen työntekijät työskentelevät asiakkaan tiloissa. Työtehtävät edellyttävät asiakaspalvelutaitoja, oma-aloitteisuutta, ripeyttä ja kielitaitoa.

Tuotteet ja palvelut

Tässä esiteltävä Toimitilapalvelut on yksi kiinteistöpalvelujen osa-alue. Katso myös Siivouspalvelut, Kiinteistönhoito, Tekniset (LVISKA) palvelut, Turvapalvelut ja Isännöinti.

Toimitilapalvelut ovat käyttäjäpalveluita

Toimitilapalveluja voidaan kutsua myös käyttäjä- tai tukipalveluiksi. Toimitilapalveluihin kuuluu laaja joukko erilaisia pääasiassa toimistoissa tai konttoreissa toteutettavia palveluita, joilla tuetaan asiakasyrityksen tai -organisaation päivittäistä toimintaa sekä avustetaan sen henkilökuntaa ja asiakkaita.

Toimitilapalveluja tarjoavien yritysten palveluita ovat esimerkiksi aulapalvelut, puhelinvaihdepalvelut, postituspalvelut ja kokouspalvelut. Nämä palvelut voivat olla myös osa palvelupakettia, johon kuuluu esimerkiksi toimiston siivous tai kiinteistönhoito. Palvelujen laajuus ja toteutustapa sovitaan yhdessä asiakkaan kanssa.

Asiakas hyötyy näiden toimintojen ulkoistamisesta, koska se voi näin keskittää voimavaransa liike- tai palvelutoimintansa ydintoimintoihin. Toimitilapalveluilla vaikutetaan paitsi asiakkaan päivittäisten toimintojen sujuvuuteen, myös työyhteisön sekä sen vierailijoiden viihtyvyyteen.

Toimitilapalveluiden käyttö on asiakkaan kannalta joustava ratkaisu myös siksi, että
ammattitaitoiset toimitilapalvelujen työntekijät ovat käytettävissä tarvittaessa.

Palveluiden järjestämisestä ulkoistamalla syntyy säästöjä asiakkaalle, koska ei ole tarvetta palkata omia, usein kokoaikaisia työntekijöitä.

Seuraavassa lisää muutamista yleisimmin käytetyistä toimitilapalveluista:

Aula- ja vastaanottopalvelut

Aulassa otetaan vastaan taloon saapuvat vieraat. Sujuvalla ja ystävällisellä palvelulla on suuri merkitys paitsi onnistuneen ensivaikutelman luomisessa vierailijoille, myös vaikutusta talon oman henkilökunnan työviihtyvyyteen. Aulapalveluissa tarvitaan asiakaspalvelutaitoja, ystävällisyyttä, siistiä olemusta ja kielitaitoa.

Aulassa vieraat opastetaan haluttuun paikkaan tai sitten henkilökunnan edustaja kutsutaan paikalle noutamaan vieraat. Aulapalvelu voi toimia myös henkilökunnan palvelupisteenä, jolloin aulapalvelussa hoidetaan esimerkiksi kulkukortteihin ja tilavarauksiin liittyviä asioita, avainten luovutuksia, naulakko- ja vahtimestaripalveluita sekä huoltopyyntöjen välittämistä.

Aulassa voidaan talosta riippuen järjestää myös esimerkiksi puhelinvaihteen tai postituksen hoito sekä järjestää kopiointi, tulostus ja skannaus sekä toimistotarvikkeiden hankinta, varastointi ja jakelu. Nämä palvelut voidaan järjestää myös toisin.

Puhelinvaihteen hoito

Puhelinpalvelu on yrityksen tai organisaation käyntikortti ulkomaailmaan. Toimiva puhelinpalvelu on nopeaa ja ystävällistä, eikä tavoiteltavaa henkilöä joudu odottamaan kauaa. Puhelinpalvelussa korostuvat asiakaspalvelutaidot, selkeä suullinen ilmaisu ja kielitaito.

Puhelinvaihteessa huolehditaan mm. saapuvien puhelujen yhdistämisestä, soittajien opastamisesta, soittopyyntöjen välittämisestä sekä henkilökunnan tavoitettavuustietojen ylläpidosta ja mahdollisesti myös yrityksen tai organisaation sisäisen puhelinluettelon ylläpidosta.

Puhelinpalvelulla voidaan tarkoittaa myös call center-palvelua, joka on laaja-alaisempaa kuin vaihteen hoito ja jota tehdään yleensä eri tekniikalla ja eri paikassa.

Postituspalvelut

Postituspisteessä hoidetaan yrityksen tai organisaation postin käsittelyä. Tehtäviin kuuluu tyypillisesti saapuvan postin vastaanotto, lajittelu ja jakelu sekä lähtevän postin käsittely ja hinnoittelu.

Muita toimintoja ovat esimerkiksi kuriirilähetysten hoitaminen, massapostituksiin liittyvä tulostus ja kuoritus sekä saapuvan postin läpivalaisu. Postipalveluissa saatetaan hoitaa myös muita dokumenttien ja asiakirjojen käsittelyyn liittyviä tehtäviä, joita ovat esimerkiksi skannaus, kopiointi ja tulostus.

Postitustehtävissä tarvitaan asiakaspalvelutaitojen lisäksi oma-aloitteisuutta, huolellisuutta ja täsmällisyyttä. Tehtävät edellyttävät ripeää työskentelyotetta sekä riittävän hyvää fyysistä kuntoa etenkin talon sisäisissä jakelutehtävissä.

Assistenttipalvelut

Assistenttipalvelut ovat vaihtelevia toimistopalveluja, joissa hoidetaan erilaisia avustavia tehtäviä. Työt liittyvät esimerkiksi asiakkaan tilauksiin, tiedusteluihin, laskuihin, hakemuksiin, ilmoittautumisiin, tietojen päivittämisiin, matkajärjestelyihin jne. Työtehtävien hoidossa tarvitaan asiakaspalvelutaitojen lisäksi oma-aloitteisuutta, tarkkuutta ja täsmällisyyttä.

Kokouspalvelut

Kokouspalveluissa hoidetaan kokousten käytännön järjestelyjä. Tehtäviin kuuluu esimerkiksi kalusteiden järjestely, tilan koristelu sekä tarvittavien esityslaitteiden ja aineistojen hankkiminen paikalle ajoissa tilaisuutta varten. Toimistoemäntä- tai isäntä voi hoitaa myös esimerkiksi kahvinkeiton ja tarjoilun. Tehtävät edellyttävät asiakaspalvelutaitoja, kielitaitoa ja itsenäistä työskentelyotetta.

Arkiston- ja varastonhoito

Arkistonhoidossa huolehditaan yrityksen tai organisaation toiminnassa syntyvien aineistojen säilytyksestä ja luetteloinnista. Varastonhallinta on puolestaan palvelua, jossa hoidetaan esimerkiksi toimistotarvike- tai julkaisuvarastoa. Tehtäviin kuuluu mm. varastosaldojen tarkistuksia, tilausten tekemisiä ja hyllyttämistä. Työ edellyttää itsenäistä työskentelyotetta, järjestelmällisyyttä, tiedonhakutaitoja ja asiakaspalvelutaitoja.

Siivouspalvelut

Siivouspalvelut liittyvät usein toimitilapalveluihin. Tällöin kiinteistö- tai toimitilapalveluja tarjoava yritys huolehtii asiakkaan kiinteistön yleisten tilojen tai edustustilojen siivouksesta. Siivous on tärkeä osa tilojen ja työpaikan viihtyisyyttä, mutta myös turvallisuustekijä parantuneen hygienian ansiosta. Toimitilapalveluissa työntekijälle kuuluu yleensä muitakin tehtäviä. Puhdistuspalveluosaamisen lisäksi työ edellyttää ripeyttä ja asiakaspalvelutaitoja. (Ks. Ammattinetistä myös Siivouspalvelut.)

Toimitilajohtaminen

Toimitilajohtamisessa kiinteistöpalveluja tarjoava yritys järjestää yrityksen tai organisaation tarvitsemat toimitilapalvelut (tukipalvelut) sekä usein myös kiinteistönhuoltopalvelut, joihin kuuluvat tekniset ylläpitopalvelut ja siivouspalvelut. Toiminta ohjataan usein palvelupäällikön kautta. Tehtävissä tarvitaan kiinteistöpalvelujen tuntemusta, organisointitaitoja, esimiesosaamista ja asiakaspalvelutaitoja.

Työpaikat

Kiinteistöpalveluyritykset. Toimitilapalveluyritykset. Henkilöstöpalveluyritykset.

Ammatit

Toimitilahuoltaja. Aulaemäntä. Aulavahtimestari. Vahtimestari. Vastaanottovirkailija. Puhelinvaihteenhoitaja. Postittaja. Kuriiri. Lähetti. Toimistoassistentti. Assistentti. Toimistoapulainen. Apulainen. Toimistoemäntä. Toimistoisäntä. Siivooja. Siivoustyönjohtaja. Toimitilavastuuhenkilö. Palvelupäällikkö. Palveluesimies. Palveluvastaava. Palveluohjaaja.

Koulutus

Toisen asteen ammatillisissa oppilaitoksissa voidaan suorittaa kiinteistöpalvelujen perustutkinto. Toimitilapalveluihin suuntautuen tutkintonimike on toimitilahuoltaja.

Toisen asteen ammatillisissa oppilaitoksissa voidaan suorittaa myös kotityö- ja puhdistuspalvelujen perustutkinto. Puhdistuspalveluihin suuntautuen tutkintonimike on toimitilahuoltaja.

Perustutkinnot voidaan suorittaa myös näyttötutkintona, joka on erityisesti aikuisille suunniteltu joustava tutkinnon suorittamistapa.

Näyttötutkintoina voidaan suorittaa myös mm. laitoshuoltajan ja virastomestarin ammattitutkinnot sekä siivoustyönohjaajan erikoisammattitutkinto.

Myös oppisopimus tarjoaa mahdollisuuden kouluttautua alalle.

Ammattikorkeakouluissa voi opiskella palvelujen tuottamista ja johtamista. Tutkintonimike on matkailu- ja ravitsemisalan ammattikorkeakoulututkinto restonomi (AMK).

Työllisyys

Yksityinen kiinteistöala työllistää noin 115 000 henkilöä. Kiinteistöpalvelut työllistävät yli 90 000 henkilöä, isännöintipalvelut reilut 3 000 ja muu kiinteistöliiketoiminta noin 20 000 henkilöä.

Kiinteistöpalvelualan työllisyyttä ylläpitää jatkuva tarve kiinteistöjen ylläpidolle, jotta esimerkiksi kodit, koulut ja työpaikat olisivat toimivia, terveellisiä, turvallisia ja viihtyisiä ympäristöjä.

Kiinteistöalan yhteiskunnallinen merkitys on huomattava, sillä yli 65 prosenttia suomalaisten varallisuudesta on sidottu kiinteistöihin. Suunnitelmallisella ja ammattimaisella ylläpidolla kiinteistöt pysyvät kunnossa ja niiden arvo säilyy.

Vahvasti kehittyvän ja monipuolistuvan yksityisen kiinteistöpalvelualan työpaikat säilyvät kotimaassa jatkossakin, sillä palveluja voidaan tuottaa vain paikallisesti. Ala työllistää vakaasti talouden suhdanteista riippumatta, eikä työpaikkoja voi siirtää ulkomaille.

Kiinteistöpalveluala tarjoaa rajattomasti uramahdollisuuksia, ja alan töihin voi kulkea monta erilaista polkua. Alalla tarvitaan osaajia kaikilta koulutusasteilta niin asiakkaalla työskentelevistä kiinteistöpalvelualan ammattilaisista erilaisiin liiketoiminnan kehittämisen ja hallinnon asiantuntijoihin. Tyypillisiä toimenkuvia ovat esimerkiksi toimitilahuoltaja, kiinteistönhoitaja, monipalvelutyöntekijä, palveluohjaaja, palvelupäällikkö ja aluejohtaja.

Alalla kansainvälisyys on arkipäivää ja monikulttuurisuus nähdään vahvuutena. Kiinteistöpalveluyritykset ovat edelläkävijöitä monimuotoisten ja -kulttuuristen työyhteisöjen johtamisessa.

Kehitysnäkymät

Kiinteistöpalvelualan tulevaisuudennäkymät ovat hyvät, koska kiinteistöjen hoidolle on jatkuva tarve. Asuin- ja muiden rakennusten on säilyttävä kunnossa, joten kiinteistöjä on hoidettava kaikissa talouden suhdanteissa, muuten seuraisi niiden arvon laskua ja asumis- tai työolosuhteiden muuttumista epäviihtyisiksi, epäterveellisiksi ja jopa vaarallisiksi. 

Kiinteistöihin sijoitettu varallisuus ja sen hoitaminen halutaan jättää näihin tehtäviin erikoistuneiden kiinteistöpalvelualan toimijoiden käsiin. Palveluja voidaan tuottaa vain paikallisesti, joten ala työllistää kotimaassa jatkossakin. 

Rakennuskannan vanhenemisen myötä rakennusten, asuntojen ja toimitilojen ylläpidon ja korjauksen tarve kasvaa nopeasti. Korjausrakentamisella ja ylläpidolla voidaan parantaa myös vanhojen rakennusten energia- ja ympäristötehokkuutta, mikä auttaa pienentämään energian kulutusta ja ilmastonmuutoksen torjunnassa. 

Kiinteistön käyttäjien vaatimukset liittyen ylläpitoon, terveellisyyteen ja turvallisuuteen ovat lisääntyneet. Uudentyyppisten palvelujen tarve on niin ikään kasvanut, esimerkkeinä toimitilapalvelut, turvapalvelut ja muut käyttäjien tarvitsemat palvelut. 

Kiinteistöpalveluala on nopeasti kehittyvä ala, jolla tarvitaan erityisesti asiakaspalvelutaitoisia moniosaajia. Etenkin kiinteistönhoitajien koulutuksessa painottuu asiakaslähtöinen palveluosaaminen. 

Monipalvelukulttuuri luo työntekijöille haasteita, sillä työnkuva voi olla hyvinkin laaja-alainen. Teknistymisen myötä työntekijän on hallittava yhä useampia teknisiä laitteita. Automaation ja tietotekniikan yleistyminen kiinteistöissä edellyttää niiden hallintaa. 

Alalla edellytetään hyvien perustietojen lisäksi valmiuksia elinikäiseen oppimiseen. Tavoitteena on, että kiinteistöissä työskentelevät eri alojen osaajat ymmärtävät, miten kunkin työ vaikuttaa kiinteistövarallisuuden kunnon ja arvon säilymiseen. 

Kiinteistöpalvelualalla kansainvälisyys on arkipäivää, ja monikulttuurisuus nähdään vahvuutena. Kiinteistöpalveluyritykset ovat edelläkävijöitä monimuotoisten ja monikulttuuristen työyhteisöjen johtamisessa. 

Alan yritykset käyttävät entistä enemmän myös omia voimavarojaan sekä alalle hakeutuvien työntekijöiden että jo palveluksessaan olevan henkilöstönsä kouluttamiseen. Kiinteistöpalvelualan tulevaisuuden kannalta on tärkeää löytää keinoja alan tunnettuuden, arvostuksen ja vetovoimaisuuden lisäämiseksi.

Lähialat

Muut kiinteistöpalvelualat: siivouspalvelut, kiinteistönhoito, tekniset palvelut (LVISKA), turvapalvelut. Kiinteistöjohtaminen. Isännöinti. Henkilöstövuokrauspalvelut. 

Toimitilapalvelut