Arkistoala

Johdanto

Arkisto- ja asiakirjahallintoala huolehtii asiakirjojen ja muiden, yleensä organisaatioiden, toiminnassa syntyvien aineistojen säilymisestä sekä organisaatioiden omiin että yhteiskunnan laajempiin tarpeisiin.

Alan perustehtäviä ovat huolehtiminen toimintaa dokumentoivien aineistojen syntymisestä, päätösten tekeminen asiakirjojen säilyttämisestä tai hävittämisestä, aineistoihin liittyvät tietopalvelutehtävät, asiakirjojen antaminen käyttöön sekä käyttöä edistävien hakemistojen ja luetteloiden laadinta.

Korkea koulutustaso ja ammattitaito ovat välttämättömiä päätöksiä tekevillä. Alalla työskentelevillä on suuri vastuu tehdessään säilytysvalintoja siitä, mikä on tärkeää ja olennaista säilyttää tulevaisuutta varten.

Tuotteet ja palvelut

Arkisto- ja asiakirjahallintoala palvelee viranomaisia ja muita organisaatioita, joiden toiminnassa asiakirjat syntyvät, kansalaisia ja muita tahoja, joilla on oikeus saada toiminnasta tietoa sekä tietojen käyttöä myöhempiin tutkimus- ym. tarkoituksiin.

Arkistoja on hyvin monenlaisia. Virastoarkistojen ja muiden ensisijaisesti organisaatioita itsessään palvelevien arkistojen lisäksi on laitoksia, jotka ovat erikoistuneet säilyttämään tiettyyn paikkakuntaan, aihepiiriin tai toimintaan (kuten urheiluun tai elinkeinoelämään) liittyviä asiakirjoja. Arkistolaitos, eli Kansallisarkisto ja maakunta-arkistot, johtaa arkistotointa.

Alan perustehtäviä ovat huolehtiminen toimintaa dokumentoivien aineistojen syntymisestä, päätösten tekeminen asiakirjojen säilyttämisestä tai hävittämisestä, aineistoihin liittyvät tietopalvelutehtävät, asiakirjojen antaminen käyttöön sekä käyttöä edistävien hakemistojen ja luetteloiden laadinta.

Arkisto- ja asiakirjahallintoala vaikuttaa jo arkistojen synty- ja muodostamisprosesseihin liittyvillä päätöksillä siihen, miten kulttuuriperintö säilyy ja siirtyy tulevien sukupolvien käyttöön. Hyvin toimiva asiakirjahallinto tehostaa organisaatioiden toimintaa ja tukee demokraattista kansalaisyhteiskuntaa.

Alalla työskentelevillä on suuri vastuu tehdessään säilytysvalintoja siitä, mikä on tärkeää ja olennaista säilyttää tulevaisuutta varten. Korkea koulutustaso ja ammattitaito ovat välttämättömiä päätöksiä tekevillä.

Organisaation tukeminen

Kaikki organisaatioiden toiminnassa syntyvä tietoaineisto kuuluu arkistotoimen piiriin heti syntyhetkestään alkaen. Arkistoon kuuluvia asiakirjoja eivät ole pelkästään paperimuotoiset dokumentit vaan myös esimerkiksi toiminnassa käytetyt tietokannat.

Asiakirjoilla on usein juridista merkitystä ja myös taloudellista arvoa. Ne ovat osa organisaatioiden muistia ja sen toiminnan keskeisiä välineitä.

Hyvin hoidettu arkistotoimi auttaa organisaatiota toimimaan tehokkaasti, järjestelmällisesti ja johdonmukaisesti. Asianmukaisella arkistoinnilla tehostetaan toimintaa helpottamalla tiedon löytymistä ja käyttämistä uudelleen. Asiakirjat mahdollistavat toiminnan seuraamisen johdon tarkoituksiin.

Tehtävien hoidon dokumentoinnilla varmistetaan sekä organisaation ja sen yksittäisten työntekijöiden että organisaation kanssa asioivien ulkopuolisten oikeusturva, koska myöhemmin voidaan todeta toiminnan laillisuus, vastuut ja se, millä perusteilla ja miten mihinkin ratkaisuun on päädytty.

Lainsäädäntö ja muut määräykset asettavat organisaatioille vaatimuksia, joiden täyttäminen edellyttää hyvin hoidettua asiakirjahallintoa ja arkistonhoitoa.

Kansalaisyhteiskunnan palvelu

Luotettavien tietojen saaminen julkisista asiakirjoista ja viranomaisten toiminnasta kuuluu perusoikeuksiin demokraattisessa yhteiskunnassa. Asiakirjoista suuri yleisö ja lehdistö saavat tietoja siitä, mitä hallinnossa ja edustuksellisissa elimissä tapahtuu.

Arkistoilla on myös monenlaista muuta käyttöä. Esimerkiksi kuntien keskusarkistojen palveluja käyttävät ahkerasti tavalliset kuntalaiset, jotka tarvitsevat tietoja mm. rakennusvalvonnan asiakirjoista, terveystietojaan, koulutietojaan jne.

Kansalaisen on voitava luottaa siihen, että häntä koskevat arkaluontoiset tiedot ovat vain niiden ulottuvilla, joilla on oikeus tietoja käyttää, ja että tiedot hävitetään heti, kun niitä ei viranomaisen tehtävien hoidossa tarvita. Asiakirjat saattavat olla salassa pidettäviä myös kansallisen edun tms. syyn takia.

Arkisto- ja asiakirjahallintoala huolehtii asiakirjojen antamisesta käyttöön ja hävittämisestä.

Kulttuuriperinnön säilyttäminen

Arkistotoimeen kuuluu asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilyttäminen. Arkistotoimi vaikuttaa jo arkistojen synty- ja muodostamisprosesseihin liittyvillä päätöksillä siihen, missä muodossa ja millaisessa kunnossa se siirtyy tulevien sukupolvien käyttöön.

Arkistot toimivat arvokkaina lähteinä tutkijoille ja historioitsijoille, mutta välittävät tietoa kulttuuriperinnöstä myös tavallisille kansalaisille vaikuttaen näin yhteiseen identiteettiin ja maailmankuvaan. Monissa arkistoissa ammattitutkijat ovat vain yksi osa käyttäjistä.

Suunnittelu

Suurin osa asiakirjoista hävitetään jossain vaiheessa, kun säilyttämiseen ei enää ole tarvetta. Vain pieni osa asiakirjoista säilytetään pysyvästi päätearkistoissa osana kulttuuriperintöä.

Arkisto- ja asiakirjahallintoalan ammattilaiset laativat arkistonmuodostussuunnitelmat, jotka ohjaavat sekä asiakirjojen säilyttämistä ja hävittämistä että arkistojen muodostumista.

Organisaation kannalta arkistonmuodostussuunnitelmien laatiminen edellyttää sen tehtävien, toiminnassa tarvittavien tietojen ja säädösympäristön tarkkaa tuntemusta.

Yhteiskunnan näkökulmasta on olennaista, että pystytään tunnistamaan ne aineistot, jotka parhaiten myöhemmin palvelevat tutkimusta ja kuvan muodostamista ajastamme.

Alalla työskentelevillä on suuri vastuu tehdessään valintoja siitä, mikä on tärkeää ja olennaista säilyttää tulevaisuutta varten.

Koska asiakirjat ovat nykyisin usein sähköisiä, organisaatioissa työskenteleviltä arkistonhoitajilta edellytetään tietotekniikan tuntemusta ja valmiutta tuoda asiakirjahallinnon ja arkistotoimen näkökulma tietojärjestelmien käyttöön ja suunnitteluun. Tämä on tärkeää jo siksi, että nopean teknisen kehityksen vuoksi tiedon säilyminen pitkällä aikavälillä vaatii suunnittelua.

Luettelointi ja kuvailu

Asiakirjoihin liittyvä tietopalvelu vaatii lähes aina tuekseen luetteloita ja hakemistoja, joiden avulla asiakirjat ovat löydettävissä. Tarpeet eivät kuitenkaan aina ole samanlaiset.

Asiakirjojen ns. elinkaaren alussa asiakirjoja käytetään ne luoneissa organisaatioissa organisaation omien tehtävien hoitoon.

Kun asiakirjat ovat historiallisessa päätearkistossa, käyttäjillä ei ole enää tietoja alkuperäisestä organisaatiosta ja tehtävistä, joissa asiakirjat ovat syntyneet. Lisäksi asiakirjoja ei enää käytetä samaan tarkoitukseen kuin alunperin.

Jotta käyttäjä voisi tässä tilanteessa tietää, mitä tietoja hän voi mistäkin asiakirjoista saada, miten tiedot olisi ymmärrettävä ja mitä johtopäätöksiä tiedoista voi tehdä, hänen on saatava lisätietoja asiakirjojen alkuperäisestä käyttötarkoituksesta ja -yhteydestä.

Esimerkiksi Sota-arkistossa säilytettävän Sotavankileirien tutkimuskeskuksen arkistoa on vaikea käyttää, ellei tiedä, minkä vuoksi keskus oli olemassa ja minkälaisia asioita se selvitti.

Arkistonmuodostajan tehtävistä, toiminta-alueesta, historiasta jne. kertovien kuvailujen laatiminen on arkisto- ja asiakirjahallintoalan ammattilaisten tehtävä. Nämä kuvailut ovat tietojen käyttäjän keskeisiä apuvälineitä.

Tutkimustyö

Arkistot toimivat arvokkaina lähteinä historioitsijoille ja muille tutkijoille.

Arkistossa työskentelevän on hyvä ymmärtää tutkijan näkökulmaa ja niitä tarpeita, joita esim. lähdekritiikki asettaa. Varsinkin historiallisia asiakirjoja säilyttävissä päätearkistoissa historiantutkimus on tietopalvelu- ja luettelointityön keskeinen apuväline.

Työpaikat

Erilaiset virastojen ja organisaatioiden arkistot, erikoisarkistot sekä Kansallisarkisto ja maakunta-arkistot. Työnantajana voi olla valtio, kunnat, erilaiset järjestöt tai yksityiset yritykset.

Ammattinimikkeet ovat hyvin vaihtelevia eivätkä aina liity selvästi työn sisältöön. Käytettyjä ovat esimerkiksi erilaiset arkisto- tai asiakirjahallinto -alkuiset nimikkeet, tutkija ja ylitarkastaja.

Ammatit

Arkisto- ja asiakirjahallintoalalla käytettyjä ammattinimikkeitä ovat mm.:

Arkistonhoitaja
Asianhallintapäällikkö
Asiakirjahallintopäällikkö
Arkistonjohtaja
Tutkija
Ylitarkastaja

Koulutus

Arkisto- ja asiakirjahallintoalan akateemiset ammattilaiset ovat perinteisesti saaneet alan koulutuksen suorittamalla arkistolaitoksen tutkintoja valmistuttuaan yliopistosta. Arkistolaitos järjestää asiakirjahallinnon ja arkistotoimen peruskursseja sekä erityisaiheisiin keskittyviä teemapäiviä ja koulutustilaisuuksia.

Arkistolaitoksessa voi suorittaa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon (entinen arkistonhoitotutkinto)

Arkistolaitos osallistuu myös arkistoalan koulutuksen organisointiin ja toteutukseen yhdessä eri koulutusorganisaatioiden kanssa. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen opetusta järjestetään eri yliopistoissa, ammattikorkeakouluissa ja ammatillisissa oppilaitoksissa.

Tampereen yliopistossa voi opiskella arkistonhallintaa. Alempi korkeakoulututkinto on humanististen tieteiden kandidaatti. Ylempi korkeakoulututkinto on filosofian maisteri.

Jyväskylän yliopistossa voi opiskella arkistonhallintaa. Ylempi korkeakoulututkinto on filosofian maisteri.

Arkisto-opetusta (arkistolinja) järjestetään myös Turun yliopistossa Suomen historian ja folkloristiikan sekä Åbo Akademin Pohjoismaisen historian oppiaineiden yhteistyönä.

Itä-Suomen yliopistossa Joensuussa voi suorittaa historian arkisto-oppiainekokonaisuuden.

Turun yliopiston täydennyskoulutuskeskuksella on asiakirjahallinnon koulutusohjelma ja asiakirjahallinnon asiantuntijaohjelma, jotka toteutetaan yhteistyössä Turun maakunta-arkiston ja Kansallisarkiston kanssa.

Mikkelin ammattikorkeakoulussa on sähköisen asioinnin ja digitoinnin koulutusohjelma osana tradenomin ylempää ammattikorkeakoulututkintoa.

Mikkelin ammattikorkeakoulussa on järjestetty myös sähköisen aineiston hallinnan ja arkistoinnin-erikoistumisopintoja.

Toisella asteella voidaan suorittaa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinto näyttötutkintona.

Myös oppisopimuskoulutus tarjoaa mahdollisuuden kouluttautua alalle.

Työllisyys

Arkisto- ja asiakirjahallintoalalla työskentelee arviolta noin 1 000 henkilöä valtion, kuntien, järjestöjen ja yksityisen sektorin palveluksessa (v. 2017). Noin puolella alalla työskentelevistä on korkeakoulututkinto.

Tiedon ja arkistonhallinnan ammattiyhdistys ry:n (TAAY) (entinen Arkistoalan ammattiyhdistys) jäseninä on noin 500 arkistoalan ammattilaista, jotka ovat suorittaneet korkeakoulututkinnon. Yleisin tutkintonimeke on filosofian maisteri. Tehtävänimikkeitä ovat esimerkiksi tutkija, arkistonhoitaja, arkistosihteeri, ylitarkastaja, suunnittelija, asianhallintapäällikkö ja kehittämispäällikkö. Yhdistyksen jäsenten työllisyystilanne on hyvä. Suurin osa on vakinaisessa työsuhteessa. Työpaikkojen vaihtuvuus on vähäistä.

Arkistoalan koulutuksen ja esimerkiksi työharjoittelun kautta työkokemusta hankkineet työllistyvät yleensä hyvin. Työllisyyttä ylläpitää alan lakisääteisyys. Tehtävien hoito ei onnistu ilman pätevää ja ammattitaitoista henkilöstöä. Asiakirjahallinnon digitalisoitumisen myötä arkistoammattilaisen on hallittava perinteisen arkistotyön lisäksi myös sähköisen tiedonhallinnan tehtävät.

Työllisyysnäkymät ovat lähivuosien osalta vakaat, ja työpaikkojen lukumäärän uskotaan säilyvän suurin piirtein samana.

Kehitysnäkymät

Arkistotoimen kehitykseen vaikuttavia tekijöitä ovat esimerkiksi lainsäädäntö, tiedon määrän kasvu, digitalisoituminen, talouden kehitys, toiminnan määrärahat ja uudet osaamisvaatimukset. 

Lainsäädännön muutokset vaikuttavat alan kehitykseen ja toimintaan. Arkistolailla säädellään viranomaisten asiakirjojen säilyttämistä, asiakirjahallintoa ja arkistolaitoksen organisointia. Käytännössä muutokset näkyvät siinä, miten asiakirja- ja tietohallinto järjestetään sekä sen ohjausta koskevina vastuusuhteina. 

Julkisen hallinnon organisaatioiden yhteinen sähköinen arkistopalvelu keskittää toimintoja ja tukee hallinnon prosesseja. Yksityishenkilöille, yhteisöille ja yrityksille tarjotaan laadukkaita, kattavia ja asiakaslähtöisiä sähköisiä palveluita, joissa korostuu itsepalvelu. 

Tiedon ja asiakirjojen määrä kasvaa. Tieto on yhteiskunnan kaikkien toimintojen kannalta tärkeää, sillä sitä hyödynnetään päätöksenteossa ja tutkimuksessa esimerkiksi hallinnossa, viranomaistoiminnassa ja tutkimuslaitoksissa. Yrityksille tieto on kilpailutekijä, jolla on taloudellista merkitystä. Kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien tietoaineistojen pysyvä säilyttäminen on turvattava tutkijoille, tietoa etsiville ja jälkipolville. 

Tietojärjestelmissä ja muussa muodossa olevan tiedon sujuva saatavuus, löydettävyys, käytettävyys ja liikkuvuus on tärkeää. Paperimuotoisten aineistojen digitalisoinnilla, prosessien digitalisoinnilla ja automatisoinnilla sekä yhteisillä tietorakenteilla voidaan tehostaa toimintoja ja parantaa palveluja. Tietojärjestelmien yhteentoimivuuden lisäksi on huomioitava tallennusvälineiden kestävyys. 

Arkistotoimen kannalta on tärkeää lisätä alan näkyvyyttä yhteiskunnassa, jossa resursseista, erityisesti toiminnan määrärahoista, käydään kovaa kilpailua. Tiedottamisella voidaan lisätä näkyvyyttä ja alan arvostusta. 

Arkistonhoitajat ovat enenevässä määrin siirtyneet hoitamaan oman organisaationsa tietopalvelua ja tekemään siihen liittyviä kehittämis- ja suunnittelutöitä. Arkistonhoitajilla on olennainen rooli asiakirjahallinnon kehittämisessä jo tietojärjestelmien suunnitteluvaiheessa yhteistyössä tietotekniikan ammattilaisten kanssa. 

Arkistotyössä osaamisen ydin on kuitenkin aineistojen arvon määrittämisessä, tutkimuksen tarpeiden tuntemisessa ja tiedon elinkaaren hallinnassa. Tietohuollon edellytyksenä on suunnitelmallinen ja ajan tasalla oleva asiakirjahallinto. 

Arkistoissa toimiminen edellyttää arkistoalan osaamisen lisäksi lainsäädännön tuntemusta liittyen esimerkiksi yksityisyyteen ja tietosuojaan. Tiedon digitalisoituminen edellyttää tietotekniikan käyttötaitoja. Työssä tarvitaan asiakaspalveluosaamista, vuorovaikutustaitoja, viestintätaitoja ja projektiosaamista.

Lähialat

Myös kirjastoissa käsitellään, etsitään ja säilytetään tietoa. Yliopistojen tutkimustyön tuovat lähelle arkistojen asiakkaat, tutkijat. Myös museotoimi tutkii, dokumentoi ja säilyttää kansallista kulttuuriperintöä.

Arkistoala