Tapahtumatuottaja, yhteyspäällikkö

Kati Sorjanen, 37 v.

 

Tapahtuma on media

 

Tapahtuma on osa yrityksen kokonaisviestintää. Ennen tapahtumassa painotettiin viihdettä, tänään asiaa. Viihtyvyydellä on kuitenkin sijansa. Miellyttävässä olotilassa viesti menee perille.

 

Monissa organisaatioissa on huomattu, että tapahtuma toimii usein tehokkaammin kuin mainos. Yritys kenties haluaa tiedottaa asiakkailleen ajankohtaisesta asiasta. Miksi mainostaa, kun kaikki kaksisataa asiakasta voi kohdata silmätysten. Kohtaamisten voima on valtava.

 

Miten kohtaaminen siis tulisi järjestää? Perinteinen seminaari vai vuorovaikutteinen tapahtuma? Keskittyäkö vain kyseiseen asiaan vai muuhunkin kiinnostavaan? Missä tilassa, millä tyylillä, hillitysti vai vähän räväkämmin?

 

Ulkopuolinen tapahtumanjärjestäjä saattaisi tietää.

 

Tapahtumantekijät Oy on täyden palvelun  tapahtumamarkkinointitoimisto. Räätälöimme tapahtumia, jotka tukevat asiakkaan  brändiä ja kokonaisviestintää. Suunnittelemme mielekkäitä ratkaisuja. Rakennamme sisällön ja paketoimme sen kauniisti. Jätämme pysyviä muistijälkiä.

 

Tapahtumantekijät Oy on toiminut alalla jo kaksikymmentä vuotta. Olemme pieni yritys, alalla kuitenkin kohtuullisen iso toimija. Yritykseemme kuuluu kymmenen työntekijää Helsingissä ja Turussa. Minä asun Turun seudulla, mutta tuotan tapahtumia pääkaupunkiseudulla.

 

 

Tapahtumatuotanto kuin elokuvantekoa

 

Järjestämme tapahtumia toimeksiannosta. Ohjaamme ja hallinnoimme projektia, otamme sen omaksemme. Toteutusvaiheessa käytämme alihankkijoita. Osa asiakkaista tilaa valmiin ratkaisun, osa haluaa olla tiiviisti mukana suunnittelussa. Hyvä niin, asiat jalostuvat yhdessä pohtimalla.

 

Tyypillinen projekti kestää kolmesta kuuteen kuukautta. Projektin rahoitus perustuu toimeksiantajan hyväksymään budjettiin. Budjetin pitävyys on tuottajaksi määrätyn työntekijän vastuulla. Tuottajavastuu voi kohdistua yksittäiseen tapahtumaan tai asiakkuuteen.

 

Pitkäaikainen asiakassuhde helpottaa tuottajan työtäni. Tunnen toimeksiantajan liiketoimintaa, ymmärrän sen tavoitteet ja osaan ennakoida. Kykenen sparraamaan asiakastani sopivasti ulkopuolisilla kysymyksillä. Mietimme yhdessä tapahtuman perusasetelmia: miksi ja kenelle?

 

Kun peruslinjaukset on tehty, ryhdyn suunnittelemaan toteutusta: tyylilajia, viestiä, tapahtuman rakennetta, projektin aikataulua, tilaa, tekniikkaa, visuaalisia ratkaisuja  ja esiintyjiä. Mietin, miten kohderyhmä tavoitetaan, miten osallistujat kutsutaan, kuinka heidät saadaan kiinnostumaan ja vieläpä saapumaan paikalle.

 

En voi tehdä työtäni löysällä otteella. Osallistujien on saatava vastinetta ajalle, jonka he haluavat uhrata tapahtumalle.

 

Tapahtuma koostuu lukuisista elementeistä. Niitä ovat esimerkiksi  tapahtuman visuaalinen ilme, painotuotteet, videot, animaatiot, digitaalinen sisältö, virtuaaliset ratkaisut, vuorovaikutteiset ratkaisut, somistusratkaisut, verkkopalvelut, asia- ja viihde-esiintyjien valinta, musiikki, tekninen kokonaistoteutus  ja tietenkin tarjoilut.

 

Oman väkemme lisäksi suunnitteluun osallistuvat alihankkijat, eri alojen ammattilaiset. Tuotanto muistuttaa elokuvantekoa käsikirjoituksineen ja ohjauksineen. Luova suunnittelu tapahtuu epämuodollisissa työryhmissä, mutta itse tapahtumassa toimitaan tiukasti ja kurinalaisesti.

 

Olen aina paikan päällä varmistamassa, että kaikki menee oikein ja suunnitellusti.

 

 

On osattava parantaa lennossa

 

Tapahtuma on hurja työrupeama. Valvon varsinaisen tapahtuman lisäksi rakentamisvaiheen  ja purkutyön. Toimin työhön osallistuvana työnjohtajana, pääohjaajana. Pidän huolta, että jokainen tapahtuman työntekijä ja esiintyjä tietää tehtävänsä ja kokee olonsa turvalliseksi

 

Uskon, että hyvä viestintä ja selkeät vastuualueet helpottavat kaikkien työtä sekä parantavat lopputulosta huomattavasti. Yhteistyötä teen kollegojeni kanssa, jotka toimivat tekniikan ohjaajana sekä  aula-, sali- ja apuohjaajina.

 

Tilaisuuden kulku paljastaa, kuinka hyvin olemme tehneet työmme. Huolellisesta suunnittelusta huolimatta tulee yllätyksiä. On osattava reagoida muutoksiin ja parantaa lennossa. Sisäisen viestinnän ja kommunikaation tulee toimia saumattomasti.

 

Tapahtuman jälkeen pidän päätöspalaverin asiakkaani kanssa. Arvioimme yhdessä, mikä onnistui, ja mistä on syytä ottaa opiksi. Jos tapahtuma onnistuu yli odotusten, tulee kiitosta.  Jos jossain osa-alueessa tulee epäonnistuminen, on katsottava peiliin, myönnettävä virheet ja muutettava toimintatapoja tulevaisuutta varten.

 

Työn ehdottomasti parhaita puolia on se, että sen saa tehdä niin hyvin kuin pystyy ja haluaa. Saamme työskennellä tyytyväisten ja kiitollisten asiakkaiden kanssa.

 

Päiväni kuluvat toimistolla tai palavereissa asiakkaiden ja alihankkijoiden luona. Vedän useita projekteja samanaikaisesti. Olen mukana hankkeissa, joissa käsitellään aitoja ja merkityksellisiä asioita. Työhöni ei kuulu turhaa höttöä.

 

Reunaehdot asettaa asiakas, tekemisen suhteen saan työnantajaltani vapaat kädet.

 

Nautin luovasta työstä työkavereideni ja alihankkijoiden parissa. Itse asiassa pääsen valitsemaan projekteihin liittyvät työkaverini, alihankkijat. Kun omassa työyhteisössänikään ei ole valittamista, työni on kaksin puolin nautittavaa.

 

 

Työtä tunteella

 

Projektijohtamisen lainalaisuudet lienevät samat kaikkialla. Ammattiosaamiseni taipuisi monenlaiseen työhön, mutta työntöä muualle ei ole ollut. Tekemisen sisältö muuttuu ja elää. En ehdi leipääntyä. Kolmen lapsen äitinä työstä ja aikatauluista suoriutuminen vaatii joskus venymistä. Silti se ei ole koskaan kurjaa tai inhottavaa.

 

Opiskelin  vuoden verran Oulussa matematiikkaa ja kauppatieteitä. Kauppatieteen maisteriksi valmistuin Turun yliopistosta, pääaineenani oli markkinointi.

 

Tapahtumantekijät Oy:n palvelukseen tulin avustaviin koordinointitehtäviin opintojeni alkuvaiheessa. Hyvin nopeasti tajusin työn mielekkyyden ja sain tehdä niin paljon kuin halusin. Innostuin, opettelin lisää ja pääsin vähitellen asiakasvastuullisiin projektinjohtotehtäviin. Suoritin opintoni loppuun työn ohessa.

 

Nuorena tyttönä en uskonut, että ns. kovassa yritysmaailmassa tehdään työtä näin suurella tunteella. Nyt en ihmettele lainkaan, että vuorovaikutus, halu kehittyä ja onnistumisen tunteet synnyttävät tekemiseen tunnelatauksen. On yllättävää havaita, kuinka lähelle asiakasta on mahdollista päästä.

 

En ole vain tapahtumatuottaja. Olen myös psykologi, upseeri, pankkiiri, visualisti, ohjaaja ja dramaturgi. Hienoja ulottuvuuksia ihmisen arkityölle!

 

Haastattelu ja teksti: Jukka Vuolle
Kuvat: Rami Marjamäki