Sihteeri/Assistentti

Johdanto

Sihteeri työskentelee toimistopalvelu-, tietohallinto- ja viestintätyössä erilaisissa yrityksissä ja organisaatioissa. Muun muassa kielitaito, tietotekniikkataidot, järjestelykyky, täsmällisyys, oma-aloitteisuus, sosiaaliset taidot ja kyky työskennellä paineen alla kiireessä ovat ammatin vaatimuksia.

 

Työtehtävät

Sihteeri (assistentti) hoitaa monipuolisia toimistopalvelu-, tietohallinto- ja viestintätehtäviä erilaisissa organisaatioissa. Työnkuva voi vaihdella suuresti, siihen vaikuttavat mm. yrityksen tai organisaation toimiala ja koko sekä oman esimiehen asema.

Työtehtäviin kuuluvat esimerkiksi kokoussihteerinä toimiminen, pöytäkirjojen laatiminen ja puhtaaksikirjoitus. Sihteeri käsittelee myös postia ja sähköpostia, hoitaa ajanvarauksia sekä vastaanottaa ja välittää puheluja.

Tehtävänä voi olla myös yrityksen tiedotus, erilaisten tilaisuuksien järjestely, matkojen valmistelu, sisäiset hankinnat, henkilöstöasioiden hoito jne. Sihteeri voi hoitaa myös esimerkiksi esitteiden, vuosikertomusten, mainostekstien ja vastaavien painatukseen liittyviä töitä sekä nettisivujen päivityksiä.

Työ voi käsittää myös yhteenvetojen laatimista sekä informaation keräämistä ja valmistelua esimiehen tarvitsemaan muotoon. Myös raportointi, tilastointi ja arkistointi voivat kuulua työtehtäviin.

Johdon sihteerin tehtävänä on esimiehen avustaminen, aikataulujen suunnittelu, matkojen järjestäminen jne. Sihteeri on esimiehen ja oman organisaation edustaja ulospäin. Sihteeri toimii usein erilaisten projektien ja työryhmien jäsenenä, joissakin yrityksissä myös johtoryhmän jäsenenä.

Työ on istumatyötä pääasiassa toimistomaisessa ympäristössä, ja yleensä siihen kuuluu paljon päätetyöskentelyä. Tietokone on tärkein työväline. Työssä käytetään mm. sähköpostia sekä erilaisia toimisto-ohjelmia kuten tekstinkäsittelyohjelmia, taulukkolaskentaa, henkilöstöhallintaohjelmia jne.

Sihteeri käyttää tiedon hankinnassa monenlaisia tietolähteitä ja verkostoja. Päivittäisessä työssä käytetään myös muuta toimistotekniikkaa kuten esimerkiksi tulostimia ja kopiokoneita.

Työaika noudattaa normaalia toimistotyöaikaa. Työ on usein nopeatempoista, ja monet tehtävät ovat samanaikaisesti odottamassa ja keskeytyksiin on suhtauduttava joustavasti. Kokouksia ja muita tilaisuuksia on myös iltaisin. Työhön saattaa sisältyä paljonkin matkustamista riippuen työnantajasta ja toimenkuvasta.

Ammattinimike voi olla sihteeri tai assistentti, vaikka työnkuvat eivät välttämättä poikkea toisistaan.

 

Työpaikat

Sihteereitä työskentelee erilaisten yritysten, yhteisöjen, virastojen ja laitosten palveluksessa kaikilla aloilla niin julkisella kuin yksityisellä sektorilla.

 

Työn vaatimukset

Sihteerien ammattitaitovaatimuksista tärkeimpiä ovat palveluhenkisyys, järjestelmällisyys, kielitaito, tietotekniikkataidot ja sosiaaliset taidot.

Tehtävien moninaisuus eri työpaikoilla asettaa erilaiset taitovaatimukset. Sihteerillä on usein omia itsenäisiä vastuualueita esimiehen avustamisen lisäksi.

Sihteerin on oltava luotettava, vastuuntuntoinen, yhteistyötaitoinen, joustava, täsmällinen ja oma-aloitteinen.

Tietotekniikan ja toimisto-ohjelmistojen käyttötaito on välttämättömyys.

Hyvä suullinen ja kirjallinen ilmaisutaito on työssä tarpeen.

Työssä tarvitaan kykyä työskennellä paineen alla kiireessä, myös kansainvälisessä toimintaympäristössä.

Istumatyö ja päätetyöskentely saattavat rasittaa hartioita, olkapäitä ja selkää.

 

Koulutus

Ammattikorkeakouluissa voi suorittaa liiketalouden ammattikorkeakoulututkinnon, tradenomi (AMK).

Toisella asteella voi suorittaa liiketalouden perustutkinnon, merkonomi. Perustutkinnon voi suorittaa myös oppisopimuskoulutuksena ja näyttötutkintona.

Ammattitaidon kartuttua on mahdollista suorittaa näyttötutkintona myös taloushallinnon ammattitutkinto ja erikoisammattitutkinto.

Vaativimmissa tehtävissä saatetaan edellyttää liiketalouden ylempää ammattikorkeakoulututkintoa, tradenomi (ylempi AMK) tai yliopistossa suoritettua kauppatieteiden kandidaatin tai kauppatieteiden maisterin tutkintoa.

 


Opintopolku, koulutushaku Ulos

Palkkaus

Palkkaus määräytyy sovellettavan virka- ja työehtosopimuksen mukaan.

Kunnissa noudatetaan Kunnallista yleistä virka- ja työehtosopimusta. Sopimuksessa on määritelty eri ammattiryhmille vähimmäispalkkatasot, joita ei voida alittaa. Palkka muodostuu tehtäväkohtaisesta ja henkilökohtaisesta palkan osasta.

Valtiolla palkkaus määräytyy Valtion yleisen virka- ja työehtosopimuksen mukaan. Palkka muodostuu tehtävän vaativuuden mukaan määräytyvästä peruspalkasta sekä henkilökohtaisen työsuorituksen ja pätevyyden mukaan määräytyvästä henkilökohtaisesta palkanosasta.

Yksityisellä sektorilla noudatetaan alakohtaisia työehtosopimuksia. Palkka määräytyy esimerkiksi työn vaativuuden ja työkokemuksen sekä palvelusvuosien mukaan. Lisäksi voidaan maksaa erilaisia työehtosopimuksen mukaisia lisiä.

 

Työmarkkinatiedot
Toimistotyö

Toimistotyöt työllistävät eri toimialojen yrityksissä, valtion, kuntien ja seurakuntien virastoissa sekä järjestöissä. Toimistotyötä tekevien sijoittuminen käytännössä lähes kaikkien työnantajien palvelukseen ja eri toimialoille tekee näissä tehtävissä toimivien lukumäärän selvittämisen vaikeaksi.

Toimistotöiden työllisyyttä ylläpitää tehtävien hoidon välttämättömyys käytännön toiminnan kannalta. Esimerkiksi asiakirjoihin, tiedottamiseen, järjestelyihin, hankintoihin ja asiakaspalveluun liittyvät työt on hoidettava, jotta organisaation tai yrityksen toiminta sujuisi. Talous- ja henkilöstöhallinnon tehtäviä ylläpitää myös niiden lakisääteisyys.

Yritykset rekrytoivat toimistotyöntekijöitä tarpeen mukaan. Valtiolla, kunnilla, seurakunnilla ja järjestöissä uusia työntekijöitä palkataan pääasiassa eläkkeelle lähtevien tai uusiin tehtäviin siirtyvien tilalle. Valtio, kunnat ja seurakunnat ovat perustaneet palvelukeskuksia, jotka hoitavat kootusti yksittäisten virastojen ja laitosten henkilöstö- ja taloushallinnon tehtäviä.

Toimistopalveluja hankitaan entistä enemmän niitä tarjoavilta yrityksiltä, jotta voidaan keskittyä omaan ydinosaamiseen sekä kustannussyistä. Tilitoimistot ovat erikoistuneet taloushallintoon, henkilöstöpalveluyritykset henkilöstöpalveluihin, minkä lisäksi on toimisto- ja sihteeripalveluja tarjoavia yrityksiä. Ulkoistaminen luo ammattilaisille mahdollisuuksia yritystoimintaan. Toimistotyöhön työllistytään myös henkilöstövuokrauksen kautta.

Henkilöstöhallinto

Henkilöstöhallinto työllistää eri toimialojen yrityksissä sekä valtion, kuntien ja seurakuntien virastoissa ja monenlaisissa järjestöissä. Henkilöstöasioita hoitavat joissakin työpaikoissa taloushallinnon tai muut hallinnon työntekijät, minkä vuoksi henkilöstöhallinnon tehtävissä työskentelevien kokonaismäärän selvittäminen on vaikeaa.

Henkilöstöhallinto on vakaa työllistäjä. Työllisyyttä ylläpitää tehtävien hoidon tärkeys yrityksen tai organisaation käytännön toiminnan kannalta sekä henkilöstöön liittyvien asioiden lakisääteisyys. Hyvällä henkilöstöhallinnolla voidaan myös hankkia sopivia työntekijöitä eri tehtäviin, parantaa koulutuksin osaamistasoa sekä lisätä työhyvinvointia ja työssä jaksamista sekä edistää innovatiivisuutta, mikä luo kysyntää alan ammattilaisille.

Yritykset, valtio, kunnat, seurakunnat ja järjestöt palkkaavat henkilöstöhallinnon tehtäviin uusia työntekijöitä pääasiassa eläkkeelle lähtevien tai toisiin tehtäviin siirtyvien tilalle. Valtio, kunnat ja seurakunnat ovat perustaneet palvelukeskuksia, jotka hoitavat kootusti yksittäisten virastojen ja laitosten henkilöstö- ja taloushallinnon tehtäviä.

Henkilöstöhallinto voidaan myös ulkoistaa kokonaan tai osittain, jolloin henkilöstöhallinnon palvelut hankitaan niitä tarjoavilta henkilöstöpalveluyrityksiltä. Tämä siirtää työpaikkoja henkilöstöpalveluyrityksiin ja alan konsulttiyrityksiin.

Taloushallinto

Taloushallintoala työllistää noin 13 000 henkilöä tilitoimistoissa (v. 2017). Taloushallinnon tehtävissä työskennellään myös eri toimialojen yrityksissä sekä valtion, kuntien ja seurakuntien virastoissa ja järjestöissä. Näissä työskentelevien taloushallinnon ammattilaisten lukumäärän arvioiminen on vaikeaa, koska taloushallinto voi olla vain yksi tehtäväalue esimerkiksi henkilöstöasioiden ja muiden hallintotehtävien ohella.

Taloushallintoala on vakaa työllistäjä, jonka työllisyyttä ylläpitää tehtävien hoidon tärkeys yrityksen tai organisaation käytännön toiminnan kannalta sekä talouteen liittyvien asioiden lakisääteisyys.

Tilitoimistoissa on jatkuva tarve ammattitaitoisille, alan tutkinnon suorittaneille työntekijöille. Osaavista työntekijöistä, erityisesti kirjanpitäjistä ja palkanlaskijoista on pulaa. Työllisyystilanne kuitenkin vaihtelee alueellisesti. Lähivuosina moni alan ammattilainen jää eläkkeelle, ja heidän tilalleen tarvitaan uusia työntekijöitä. Eri toimialojen yritykset, julkinen sektori ja järjestöt rekrytoivat taloushallinnon tehtäviin tarpeen mukaan.

Tulevaisuudessa yhä suurempi osa taloushallintoalan työntekijöistä työskentelee tilitoimistoissa, koska yritykset ja julkishallinnon organisaatiot ulkoistavat taloushallintonsa voidakseen keskittyä omaan ydinliiketoimintaansa tai -tehtäväänsä sekä kustannussyistä. Taloushallinnon työtehtävät muuttuvat digitalisoinnin myötä yhä enemmän asiantuntijapalvelun, konsultoinnin ja liiketoiminnan strategioiden kehittämisen suuntaan.

Henkilöstöpalveluala

Henkilöstöpalvelualan yrityksissä työskentelee arviolta noin 3 500 henkilöä henkilöstöalan asiantuntija- ja muissa tehtävissä (v. 2016). Alalla toimii yli 1 000 yritystä, joista vakiintuneita on noin 500-600. Suurin osa on pieniä yrityksiä, jotka työllistävät omissa toimistoissaan 1-4 henkilöä, mutta joukossa on myös pari yli 100 henkilöä työllistävää yritystä. Keskimäärin alan yrityksessä työskentelee 17 henkilöä.

Henkilöstöpalvelualan yritykset ovat merkittäviä työllistäjiä, sillä niiden kautta työllistyy vuosittain yli 100 000 henkilöä. Vuokratyöntekijöitä välitetään esimerkiksi eri toimialojen yrityksille ja kunnille. Pelkästään nuoria työllistyy vuokratyöntekijöinä vuosittain yli 50 000. He ovat kaikki henkilöstöpalvelualan yritysten palkkalistoilla.

Henkilöstöpalveluyrityksiä toimii eri puolilla maata, mutta suurin osa toimistoista sijaitsee Etelä-Suomessa sekä suuremmissa kaupungeissa, joissa myös työpaikat ovat. Osalla alan yrityksistä on toimintaa myös Baltian maissa, Ruotsissa ja Venäjällä.

Henkilöstöpalvelualan työllisyyttä pitää yllä yksityisen työnvälityksen kasvanut rooli sekä työelämän ja julkisten työvoimapalveluiden muutos. Alan yritykset rekrytoivat palvelukseensa tarpeen mukaan. Talouden suhdanteiden vaihtelut vaikuttavat jonkin verran työntekijöiden tarpeeseen. Henkilöstöpalveluala on kasvuala, joka työllistää alan yrityksissä tulevaisuudessa yhä useampia henkilöstöammattilaisia ja muita työntekijöitä.

 

Lähinimikkeet

assistentti
merkonomi
tradenomi
HSO-sihteeri
johdon assistentti
johdon sihteeri
tradenomi HSO
kauppatieteiden kandidaatti
kauppatieteiden maisteri
ostoassistentti
henkilöstöassistentti
henkilöstösihteeri