Toimistosihteeri työskentelee erilaisissa toimistotehtävissä julkisen sektorin virastoissa ja laitoksissa sekä yrityksissä. Työ toimistossa vaatii tarkkuutta, järjestelykykyä, huolellisuutta, omatoimisuutta ja palveluhalukkuutta sekä kykyä oman työn suunnitteluun.
Toimistosihteeri hoitaa erilaisia toimistotehtäviä asiakaspalvelun, toimistopalvelujen, tietohallinnon ja taloushallinnon perustehtävissä. Toimenkuvat vaihtelevat huomattavasti. Toimistosihteeri voi tehdä työtä useille henkilöille ja osastoille.
Tehtävistä yleisimpiä ovat tekstinkäsittely, tilinpito- ja tilastointitehtävät, postin lajittelu ja jakaminen, diariointi, arkistointi, puhelinpalvelut, erilaisten rekisterien ajan tasalla pito ja laskentatoimeen liittyvät tehtävät.
Työhön saattaa kuulua myös asiakaspalvelua, ajanvaraustehtäviä, henkilöstöasioita, kirjanpitoa, budjetointia, tiedotusta sekä työn suunnittelua ja organisointia. Toimistosihteerin on osattava tuottaa ja muokata selkeitä ja standardinmukaisia asiakirjoja.
Pienissä yksiköissä työ on usein monipuolisempaa kuin suurissa. Suurissa yksiköissä on puolestaan usein paremmat mahdollisuudet syventää ammatillista osaamistaan jollain alueella.
Työ on istumatyötä toimistomaisessa ympäristössä, ja yleensä siihen kuuluu paljon päätetyöskentelyä. Tietokone on tärkein työväline. Työssä käytetään mm. sähköpostia sekä erilaisia toimisto-ohjelmia kuten tekstinkäsittelyohjelmia ja taulukkolaskentaa sekä henkilöstöhallintaohjelmia, taloushallinnon ohjelmia jne.
Työaika on yleensä normaali toimistotyöaika.
Toimistosihteereitä työskentelee erilaisten virastojen ja laitosten palveluksessa sekä yrityksissä.
Työ toimistossa vaatii ennen kaikkea omatoimisuutta ja järjestelmällisyyttä, tarkkuutta, järjestelykykyä, huolellisuutta ja palveluhalukkuutta sekä yhteistyötaitoja.
Työssä vaaditaan hyvää suullista ja kirjallista ilmaisutaitoa. Monissa työtehtävissä edellytetään hyvää kielitaitoa ja eri kulttuurien tuntemusta asiakaspalvelutehtävissä.
Tietotekniikan käyttötaidot ovat työssä tarpeen, esimerkiksi toimisto-ohjelmistot sekä omassa yksikössä tarvittavat muut sovellukset, kuten esimerkiksi taloushallinnon tai henkilöstöhallinnon ohjelmat.
Työskenneltäessä useammille henkilöille tai osastoille työt voivat ruuhkautua. Näistä tilanteista on selvittävä joustavasti, nopeasti ja luotettavasti. Järjestelmällisyys ja oman työn suunnittelu on tärkeää.
Istumatyö ja runsas päätetyöskentely saattaa rasittaa hartioita, olkapäitä ja selkää.
Toisella asteella voi suorittaa liiketalouden perustutkinto, merkonomi. Perustutkinnon voi suorittaa myös oppisopimuskoulutuksena sekä aikuiskoulutuksessa näyttötutkintona.
Alan ammattitutkintoja ovat sihteerin ammattitutkinto, taloushallinnon ammattitutkinto sekä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinto. Erikoisammattitutkintona voi suorittaa taloushallinnon erikoisammattitutkinnon.
Ammattikorkeakouluissa voi suorittaa liiketalouden ammattikorkeakoulututkinnon, tradenomi (AMK).
Palkkaus määräytyy sovellettavan virka- ja työehtosopimuksen mukaan.
Kunnissa noudatetaan Kunnallista yleistä virka- ja työehtosopimusta. Sopimuksessa on määritelty eri ammattiryhmille vähimmäispalkkatasot, joita ei voida alittaa. Palkka muodostuu tehtäväkohtaisesta ja henkilökohtaisesta palkan osasta.
Valtiolla palkkaus määräytyy Valtion yleisen virka- ja työehtosopimuksen mukaan. Palkka muodostuu tehtävän vaativuuden mukaan määräytyvästä peruspalkasta sekä henkilökohtaisen työsuorituksen ja pätevyyden mukaan määräytyvästä henkilökohtaisesta palkanosasta.
Yksityisellä sektorilla noudatetaan alakohtaisia työehtosopimuksia. Palkka määräytyy esimerkiksi työn vaativuuden ja työkokemuksen sekä palvelusvuosien mukaan. Lisäksi voidaan maksaa erilaisia työehtosopimuksen mukaisia lisiä.
ToimitilapalvelutKiinteistöpalvelualalla työskentelee yhteensä yli 100 000 henkilöä, joista noin kaksi kolmasosaa yksityisen sektorin palveluksessa.
Kiinteistöpalveluala on merkittävä työllistäjä myös tulevaisuudessa. Alalla toimivat yritykset tarvitsevat jatkossa yhä enemmän moniosaajia. Tulevaisuuden keskeisiä osaamisalueita ovat asiakaslähtöisyys, tekninen osaaminen ja ekotehokkuus.
Eettisesti ja ekologisesti toimiva kiinteistöpalveluala tarjoaa työntekijöilleen itsenäisiä asiakaspalvelutehtäviä, jotka tähtäävät säilyttämään Suomen kiinteistöjen arvon. Palvelualana kiinteistöpalvelut on työntekijälle turvallinen, uramahdollisuuksia tarjoava ja vastuullinen työllistäjä. Palveluja tarvitaan aina, eikä niitä voida tuottaa ulkomailta käsin.
Kiinteistöpalvelut on osa mittavaa kiinteistö- ja rakentamisklusteria, jonka tuottaman ja ylläpitämän rakennetun omaisuuden osuus Suomen kansallisvarallisuudesta nousee yli 70 prosenttiin.
ToimistotyöToimistotyöt työllistävät kaikkien toimialojen yrityksissä sekä valtion ja kuntien virastoissa ja laitoksissa, seurakunnilla, järjestöissä, liitoissa, säätiöissä, yhdistyksissä jne.
Toimistotehtävissä työskentelevien sijoittuminen käytännössä lähes kaikkien työnantajien palvelukseen tekee näissä tehtävissä toimivien kokonaismäärän selvittämisen vaikeaksi, koska koottua tilastotietoa ei ole saatavilla.
Talous- ja henkilöstöhallinnon sekä muiden toimistotehtävien työllisyyttä ylläpitää osaltaan tehtävien lakisääteisyys, osaltaan tehtävien hoidon tärkeys, sillä ko. tehtäviä ei voida jättää hoitamatta organisaation toiminnan häiriintymättä.
Suuntauksena on ollut, että yritykset ovat keskittyneet enemmän omaan ydinosaamiseensa, jolloin niiden hallinnollisia tehtäviä ja sisäisiä palveluja on ulkoistettu esimerkiksi toimistopalveluja ja tilitoimistopalveluja tarjoaville yrityksille.
Myös julkisen sektorin organisaatiot ovat ulkoistaneet toimintojaan. Toimistopalveluita ostetaan mm. varta vasten perustetuilta palvelukeskuksilta. Toimistotyössä tehtäviä on myös jaettu uudelleen.
Ulkoistaminen luo alan ammattilaisille mahdollisuuksia yritystoimintaan sekä itsenäiseen ammatinharjoittamiseen. Alan ammattilaisia työllistyy yhä enemmän henkilöstövuokrausyritysten kautta.
Yritysten työllistävyyteen vaikuttavat mm. taloudelliset suhdanteet ja kannattavuus. Valtiolla ja kunnilla uusia työntekijöitä palkataan pääasiassa eläkkeelle jäävien tai uusiin tehtäviin siirtyvien tilalle.
Henkilöstöhallinto
Henkilöstöhallinnon ammattilaisia työskentelee kaikkien toimialojen yrityksissä, valtiolla, kunnilla ja seurakunnilla.Henkilöstöhallinnon tehtävissä työskentelevien kokonaismäärän arviointi on vaikeaa, koska näitä tehtäviä hoitavat myös muut hallinnonja taloushallinnontyöntekijät, joiden tehtäviin kuuluu muitakin kuin henkilöstöasioita.
Henkilöstöhallinto on vakaa työllistäjä. Työllisyyttä ylläpitää tehtävien hoidon tärkeys yrityksen tai organisaation käytännön toiminnan kannalta sekä työhön ja henkilöstöön liittyvien asioiden lakisääteisyys.
Valtiolla, kunnilla ja seurakunnilla uusia työntekijöitä palkataan pääasiassa eläkkeelle jäävien tai uusiin tehtäviin siirtyvien tilalle. Julkisella sektorilla on myös perustettu palvelukeskuksia, joiden tehtäväksi on siirretty yksittäisten virastojen ja laitosten henkilöstö- ja taloushallinnon tehtäviä.Yritykset palkkaavat uutta henkilöstöä eläkkeelle tai uusiin tehtäviin lähtevien tilalle sekä tarpeen mukaan.
TaloushallintoTaloushallinnon tehtävät työllistävät tilitoimistoissa noin 11 000 henkeä. Taloushallinnon ammattilaisia työskentelee myös eri toimialojen yritysten, valtion, kuntien, seurakuntienja yhteisöjen palveluksessa. Alalla työskentelevien kokonaismäärän arvioiminen on vaikeaa, koska he sijoittuvat eri sektoreille ja hoitavat usein myös muita kuin taloushallinnon tehtäviä, esimerkiksi henkilöstöasioita ja muita hallintotehtäviä.
Taloushallintoalan melko vakaata työllisyyttä ylläpitävät toiminnan lakisääteisyys sekä tehtävien hoidon välttämättömyys yrityksen tai organisaation käytännön toiminnan kannalta. Hankkimalla taloushallintopalvelut tilitoimistolta asiakkaat hyötyvät myös voidessaan keskittyä omaan ydinliiketoimintaansa.
Tilitoimistoissa on jatkuvaa tarvetta ammattitaitoisille, alan tutkinnon suorittaneille työntekijöille. Lähivuosina eläkkeelle jää moni alan ammattilainen, joiden tilalle tarvitaan uusia työntekijöitä. Tulevaisuudessa yhä suurempi osa taloushallintoalan työntekijöistä työskentelee tilitoimistoissa yritysten ja julkishallinnon organisaatioiden ulkoistaessa taloushallinnon toimintojaan.
toimistotyöntekijä
konttoristi
konttorityöntekijä
konttorinhoitaja
kanslianhoitaja
merkonomi
sihteeri
toimialasihteeri
tradenomi
