Toimistosihteeri

Johdanto

Toimistosihteeri työskentelee erilaisissa toimistotehtävissä valtion ja kuntien virastoissa ja laitoksissa sekä seurakunnilla, järjestöissä ja yrityksissä. Työ toimistossa vaatii järjestelykykyä, huolellisuutta, omatoimisuutta ja asiakaspalvelutaitoja.

Työtehtävät

Toimistosihteeri hoitaa erilaisia toimistotehtäviä asiakaspalvelun, toimistopalvelujen, tietohallinnon ja taloushallinnon perustehtävissä. Toimenkuvat vaihtelevat huomattavasti. Toimistosihteeri voi tehdä työtä useille henkilöille ja osastoille.

Tehtävistä yleisimpiä ovat tekstinkäsittely, tilinpito- ja tilastointitehtävät, postin lajittelu ja jakaminen, diariointi, arkistointi, puhelinpalvelut, erilaisten rekisterien ajan tasalla pito ja laskentatoimeen liittyvät tehtävät.

Työhön saattaa kuulua myös asiakaspalvelua, ajanvaraustehtäviä, henkilöstöasioita, kirjanpitoa, budjetointia, tiedotusta sekä työn suunnittelua ja organisointia. Toimistosihteerin on osattava tuottaa ja muokata selkeitä ja standardinmukaisia asiakirjoja.

Pienissä yksiköissä työ on usein monipuolisempaa kuin suurissa. Suurissa yksiköissä on puolestaan usein paremmat mahdollisuudet syventää ammatillista osaamistaan jollain alueella.

Työ on istumatyötä toimistomaisessa ympäristössä, ja yleensä siihen kuuluu paljon päätetyöskentelyä. Tietokone on tärkein työväline. Työssä käytetään mm. sähköpostia sekä erilaisia toimisto-ohjelmia kuten tekstinkäsittelyohjelmia ja taulukkolaskentaa sekä henkilöstöhallintaohjelmia, taloushallinnon ohjelmia jne.

Työaika on yleensä normaali toimistotyöaika.

Työpaikat

Toimistosihteereitä työskentelee erilaisten virastojen ja laitosten palveluksessa sekä yrityksissä.

Työn vaatimukset

Työ toimistossa vaatii ennen kaikkea omatoimisuutta ja järjestelmällisyyttä, tarkkuutta, järjestelykykyä, huolellisuutta ja palveluhalukkuutta sekä yhteistyötaitoja.

Työssä vaaditaan hyvää suullista ja kirjallista ilmaisutaitoa. Monissa työtehtävissä edellytetään hyvää kielitaitoa ja eri kulttuurien tuntemusta asiakaspalvelutehtävissä.

Tietotekniikan käyttötaidot ovat työssä tarpeen, esimerkiksi toimisto-ohjelmistot sekä omassa yksikössä tarvittavat muut sovellukset, kuten esimerkiksi taloushallinnon tai henkilöstöhallinnon ohjelmat.

Työskenneltäessä useammille henkilöille tai osastoille työt voivat ruuhkautua. Näistä tilanteista on selvittävä joustavasti, nopeasti ja luotettavasti. Järjestelmällisyys ja oman työn suunnittelu on tärkeää.

Istumatyö ja runsas päätetyöskentely saattaa rasittaa hartioita, olkapäitä ja selkää.

Koulutus

Toisella asteella voi suorittaa liiketalouden perustutkinto, merkonomi. Perustutkinnon voi suorittaa myös oppisopimuskoulutuksena sekä aikuiskoulutuksessa näyttötutkintona.

Alan ammattitutkintoja ovat sihteerin ammattitutkinto, taloushallinnon ammattitutkinto sekä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinto. Erikoisammattitutkintona voi suorittaa taloushallinnon erikoisammattitutkinnon.

Ammattikorkeakouluissa voi suorittaa liiketalouden ammattikorkeakoulututkinnon, tradenomi (AMK).


Opintopolku, koulutushaku Ulos

Palkkaus

Palkkaus määräytyy sovellettavan virka- ja työehtosopimuksen mukaan.

Kunnissa noudatetaan Kunnallista yleistä virka- ja työehtosopimusta. Sopimuksessa on määritelty eri ammattiryhmille vähimmäispalkkatasot, joita ei voida alittaa. Palkka muodostuu tehtäväkohtaisesta ja henkilökohtaisesta palkan osasta.

Valtiolla palkkaus määräytyy Valtion yleisen virka- ja työehtosopimuksen mukaan. Palkka muodostuu tehtävän vaativuuden mukaan määräytyvästä peruspalkasta sekä henkilökohtaisen työsuorituksen ja pätevyyden mukaan määräytyvästä henkilökohtaisesta palkanosasta.

Yksityisellä sektorilla noudatetaan alakohtaisia työehtosopimuksia. Palkka määräytyy esimerkiksi työn vaativuuden ja työkokemuksen sekä palvelusvuosien mukaan. Lisäksi voidaan maksaa erilaisia työehtosopimuksen mukaisia lisiä.

Työmarkkinatiedot
Toimitilapalvelut

Yksityinen kiinteistöala työllistää noin 115 000 henkilöä. Kiinteistöpalvelut työllistävät yli 90 000 henkilöä, isännöintipalvelut reilut 3 000 ja muu kiinteistöliiketoiminta noin 20 000 henkilöä.

Kiinteistöpalvelualan työllisyyttä ylläpitää jatkuva tarve kiinteistöjen ylläpidolle, jotta esimerkiksi kodit, koulut ja työpaikat olisivat toimivia, terveellisiä, turvallisia ja viihtyisiä ympäristöjä.

Kiinteistöalan yhteiskunnallinen merkitys on huomattava, sillä yli 65 prosenttia suomalaisten varallisuudesta on sidottu kiinteistöihin. Suunnitelmallisella ja ammattimaisella ylläpidolla kiinteistöt pysyvät kunnossa ja niiden arvo säilyy.

Vahvasti kehittyvän ja monipuolistuvan yksityisen kiinteistöpalvelualan työpaikat säilyvät kotimaassa jatkossakin, sillä palveluja voidaan tuottaa vain paikallisesti. Ala työllistää vakaasti talouden suhdanteista riippumatta, eikä työpaikkoja voi siirtää ulkomaille.

Kiinteistöpalveluala tarjoaa rajattomasti uramahdollisuuksia, ja alan töihin voi kulkea monta erilaista polkua. Alalla tarvitaan osaajia kaikilta koulutusasteilta niin asiakkaalla työskentelevistä kiinteistöpalvelualan ammattilaisista erilaisiin liiketoiminnan kehittämisen ja hallinnon asiantuntijoihin. Tyypillisiä toimenkuvia ovat esimerkiksi toimitilahuoltaja, kiinteistönhoitaja, monipalvelutyöntekijä, palveluohjaaja, palvelupäällikkö ja aluejohtaja.

Alalla kansainvälisyys on arkipäivää ja monikulttuurisuus nähdään vahvuutena. Kiinteistöpalveluyritykset ovat edelläkävijöitä monimuotoisten ja -kulttuuristen työyhteisöjen johtamisessa.

Toimistotyö

Toimistotyöt työllistävät eri toimialojen yrityksissä, valtion, kuntien ja seurakuntien virastoissa sekä järjestöissä. Toimistotyötä tekevien sijoittuminen käytännössä lähes kaikkien työnantajien palvelukseen ja eri toimialoille tekee näissä tehtävissä toimivien lukumäärän selvittämisen vaikeaksi.

Toimistotöiden työllisyyttä ylläpitää tehtävien hoidon välttämättömyys käytännön toiminnan kannalta. Esimerkiksi asiakirjoihin, tiedottamiseen, järjestelyihin, hankintoihin ja asiakaspalveluun liittyvät työt on hoidettava, jotta organisaation tai yrityksen toiminta sujuisi. Talous- ja henkilöstöhallinnon tehtäviä ylläpitää myös niiden lakisääteisyys.

Yritykset rekrytoivat toimistotyöntekijöitä tarpeen mukaan. Valtiolla, kunnilla, seurakunnilla ja järjestöissä uusia työntekijöitä palkataan pääasiassa eläkkeelle lähtevien tai uusiin tehtäviin siirtyvien tilalle. Valtio, kunnat ja seurakunnat ovat perustaneet palvelukeskuksia, jotka hoitavat kootusti yksittäisten virastojen ja laitosten henkilöstö- ja taloushallinnon tehtäviä.

Toimistopalveluja hankitaan entistä enemmän niitä tarjoavilta yrityksiltä, jotta voidaan keskittyä omaan ydinosaamiseen sekä kustannussyistä. Tilitoimistot ovat erikoistuneet taloushallintoon, henkilöstöpalveluyritykset henkilöstöpalveluihin, minkä lisäksi on toimisto- ja sihteeripalveluja tarjoavia yrityksiä. Ulkoistaminen luo ammattilaisille mahdollisuuksia yritystoimintaan. Toimistotyöhön työllistytään myös henkilöstövuokrauksen kautta.

Henkilöstöhallinto

Henkilöstöhallinto työllistää eri toimialojen yrityksissä sekä valtion, kuntien ja seurakuntien virastoissa ja monenlaisissa järjestöissä. Henkilöstöasioita hoitavat joissakin työpaikoissa taloushallinnon tai muut hallinnon työntekijät, minkä vuoksi henkilöstöhallinnon tehtävissä työskentelevien kokonaismäärän selvittäminen on vaikeaa.

Henkilöstöhallinto on vakaa työllistäjä. Työllisyyttä ylläpitää tehtävien hoidon tärkeys yrityksen tai organisaation käytännön toiminnan kannalta sekä henkilöstöön liittyvien asioiden lakisääteisyys. Hyvällä henkilöstöhallinnolla voidaan myös hankkia sopivia työntekijöitä eri tehtäviin, parantaa koulutuksin osaamistasoa sekä lisätä työhyvinvointia ja työssä jaksamista sekä edistää innovatiivisuutta, mikä luo kysyntää alan ammattilaisille.

Yritykset, valtio, kunnat, seurakunnat ja järjestöt palkkaavat henkilöstöhallinnon tehtäviin uusia työntekijöitä pääasiassa eläkkeelle lähtevien tai toisiin tehtäviin siirtyvien tilalle. Valtio, kunnat ja seurakunnat ovat perustaneet palvelukeskuksia, jotka hoitavat kootusti yksittäisten virastojen ja laitosten henkilöstö- ja taloushallinnon tehtäviä.

Henkilöstöhallinto voidaan myös ulkoistaa kokonaan tai osittain, jolloin henkilöstöhallinnon palvelut hankitaan niitä tarjoavilta henkilöstöpalveluyrityksiltä. Tämä siirtää työpaikkoja henkilöstöpalveluyrityksiin ja alan konsulttiyrityksiin.

Taloushallinto

Taloushallintoala työllistää noin 13 000 henkilöä tilitoimistoissa (v. 2017). Taloushallinnon tehtävissä työskennellään myös eri toimialojen yrityksissä sekä valtion, kuntien ja seurakuntien virastoissa ja järjestöissä. Näissä työskentelevien taloushallinnon ammattilaisten lukumäärän arvioiminen on vaikeaa, koska taloushallinto voi olla vain yksi tehtäväalue esimerkiksi henkilöstöasioiden ja muiden hallintotehtävien ohella.

Taloushallintoala on vakaa työllistäjä, jonka työllisyyttä ylläpitää tehtävien hoidon tärkeys yrityksen tai organisaation käytännön toiminnan kannalta sekä talouteen liittyvien asioiden lakisääteisyys.

Tilitoimistoissa on jatkuva tarve ammattitaitoisille, alan tutkinnon suorittaneille työntekijöille. Osaavista työntekijöistä, erityisesti kirjanpitäjistä ja palkanlaskijoista on pulaa. Työllisyystilanne kuitenkin vaihtelee alueellisesti. Lähivuosina moni alan ammattilainen jää eläkkeelle, ja heidän tilalleen tarvitaan uusia työntekijöitä. Eri toimialojen yritykset, julkinen sektori ja järjestöt rekrytoivat taloushallinnon tehtäviin tarpeen mukaan.

Tulevaisuudessa yhä suurempi osa taloushallintoalan työntekijöistä työskentelee tilitoimistoissa, koska yritykset ja julkishallinnon organisaatiot ulkoistavat taloushallintonsa voidakseen keskittyä omaan ydinliiketoimintaansa tai -tehtäväänsä sekä kustannussyistä. Taloushallinnon työtehtävät muuttuvat digitalisoinnin myötä yhä enemmän asiantuntijapalvelun, konsultoinnin ja liiketoiminnan strategioiden kehittämisen suuntaan.

Henkilöstöpalveluala

Henkilöstöpalvelualan yrityksissä työskentelee arviolta noin 3 500 henkilöä henkilöstöalan asiantuntija- ja muissa tehtävissä (v. 2016). Alalla toimii yli 1 000 yritystä, joista vakiintuneita on noin 500-600. Suurin osa on pieniä yrityksiä, jotka työllistävät omissa toimistoissaan 1-4 henkilöä, mutta joukossa on myös pari yli 100 henkilöä työllistävää yritystä. Keskimäärin alan yrityksessä työskentelee 17 henkilöä.

Henkilöstöpalvelualan yritykset ovat merkittäviä työllistäjiä, sillä niiden kautta työllistyy vuosittain yli 100 000 henkilöä. Vuokratyöntekijöitä välitetään esimerkiksi eri toimialojen yrityksille ja kunnille. Pelkästään nuoria työllistyy vuokratyöntekijöinä vuosittain yli 50 000. He ovat kaikki henkilöstöpalvelualan yritysten palkkalistoilla.

Henkilöstöpalveluyrityksiä toimii eri puolilla maata, mutta suurin osa toimistoista sijaitsee Etelä-Suomessa sekä suuremmissa kaupungeissa, joissa myös työpaikat ovat. Osalla alan yrityksistä on toimintaa myös Baltian maissa, Ruotsissa ja Venäjällä.

Henkilöstöpalvelualan työllisyyttä pitää yllä yksityisen työnvälityksen kasvanut rooli sekä työelämän ja julkisten työvoimapalveluiden muutos. Alan yritykset rekrytoivat palvelukseensa tarpeen mukaan. Talouden suhdanteiden vaihtelut vaikuttavat jonkin verran työntekijöiden tarpeeseen. Henkilöstöpalveluala on kasvuala, joka työllistää alan yrityksissä tulevaisuudessa yhä useampia henkilöstöammattilaisia ja muita työntekijöitä.

 

Lähinimikkeet

toimistotyöntekijä
konttoristi
konttorityöntekijä
konttorinhoitaja
kanslianhoitaja
merkonomi
sihteeri
toimialasihteeri
tradenomi

Toimistosihteeri