Toimistotyö

Johdanto

Toimistoissa hoidetaan organisaation toiminnan kannalta keskeisiä tehtäviä, jotka liittyvät sen talouteen, hallintoon ja asiakaspalveluun. Toimistohenkilöstö hoitaa monet päivittäiset käytännölliset toiminnot, tuottaa tietoa yrityksen johdolle toiminnan suunnittelua varten sekä vastaa lakisääteisten tehtävien hoitamisesta.

Tuotteet ja palvelut

Toimistoissa tehtävästä työstä suuri osa on suunnittelua, valvontaa ja seurantaa liittyen organisaation johtamiseen. Organisaatio voi olla yritys, valtion virasto, laitos tai esimerkiksi järjestö. Toimiva organisaatio tarvitsee tuekseen tehokkaat ja laadukkaat toimistopalvelut, jotka mahdollistaa ammattitaitoinen toimistohenkilöstö.

Tieto on perustana kaikelle toiminnan suunnittelulle, esimerkiksi yrityksen liiketoiminnan johtamiselle. Yrityksen johto tarvitsee tietoa eri tulosyksiköiden hoidosta ja tuotannon tunnusluvuista, rahoituksesta ja sijoitustoiminnasta sekä markkinatilanteiden muutoksista. Asiakaspalautteilla voidaan puolestaan parantaa palvelun laatua.

Toimistoissa hankitaan, muokataan, käsitellään, rekisteröidään, säilytetään ja välitetään tietoa organisaation ohjausta varten. Toimistopalvelujen ansiosta organisaation tai yrityksen tuotteiden ja palveluiden tuotantoa voidaan suunnitella tuottavasti sekä ohjata rahavirrat taloudellisesti, antaa viranomaisille pyydetyt tiedot oikeaan aikaan ja mm. maksaa työntekijöille palkat ajallaan.

Toimistotyöt voidaan järjestää monella eri tavalla, perinteisesti toimistotöitä hoitavat omat toimistotyöntekijät. Organisaatio voi halutessaan ostaa kaikki toimistopalvelunsa ulkopuoliselta palveluyritykseltä tai hankkia tarvittavan toimistohenkilöstön esimerkiksi henkilöstövuokrausyritykseltä.

Asiakirjoja, varauksia, asiakaspalvelua

Toimistotyöt ovat joko lakisääteisiä, määräaikoihin sidottuja tai toiminnan luonteesta johtuvia tehtäviä. Organisaation toimiala, rakenne ja toimintojen organisointi vaikuttavat toimistopalvelujen sisältöihin, ja sitä kautta myös toimistohenkilöstön tehtäviin. Osa tehtävistä on kuitenkin pitkälti samoja työpaikasta riippumatta.

Toimistohenkilöstön yleisiä tehtäviä ovat esimerkiksi muistioiden, raporttien ja kirjeiden laadinta, tiedon hankinta, tapaamisten ja kokousaikojen varaus, asiakirjahallinto, arkistointi, monistus, laskenta, tietopalvelu, sähköinen asiakaspalvelu, pöytäkirjanpito kokouksissa, toimistotarvikkeiden hankinta, postin käsittely jne.

Toimistotehtävien sisällöt ja vaativuus vaihtelevat organisaatioista ja niiden koosta riippuen. Suuremmissa toimistoissa työntekijät ovat usein erikoistuneita johonkin tai joihinkin tehtäväalueisiin, esimerkiksi taloushallintoon, henkilöstöhallintoon tai vaikkapa johtajan sihteerin tehtäviin.

Pienyrityksissä on usein vain yksi toimistotyöhön palkattu henkilö, joka hoitaa yksin monipuolisesti kaikkia yrityksen toimistotöitä puhelujenvälityksestä palkanlaskentaan.

Toimistotyöhön kuuluu myös asiakaspalvelua sekä yhteistyötä oman organisaation sidosryhmien kanssa. Kaikissa toimistoissa ei kuitenkaan ole varsinaista asiakaspalvelua, jossa asiakkaat käyvät paikan päällä asioimassa, mutta joissakin virastoissa ja palvelupisteissä se on toiminnassa keskeistä.

Taloushallinto laskee ja raportoi

Toimistotyö on paljolti juuri taloudellisten tietojen käsittelyä, esittämistä ja siirtoa. Taloushallinnon tehtäviä ovat mm. kirjanpidon, tilinpäätöksen, budjetoinnin, verotuksen, kannattavuusseurannan, palkanlaskennan sekä oston ja myynnin toimistotyöt.

Kirjanpidon tietoja hyödyntämällä selvitetään esimerkiksi onko yritys tuottanut voittoa siten, että se voi jatkaa toimintaansa pitkällä aikavälillä. Laskentatoimen tietojen avulla yrityksen johto pystyy ohjaamaan ja analysoimaan yrityksen toimintaa.

Palkanlaskenta on säännöllisin väliajoin toistuvaa työtuntien rekisteröimistä, palkkojen laskentaa sekä ennakonpidätysten tilittämistä. Siihen sisältyy myös tilastotietojen toimittaminen verottajalle ja muille sidosryhmille. Palkkatiedoilla on keskeinen asema organisaation kustannusten hallinnassa.

Näiden toimintojen hoitamiseksi on tuotettu erityisiä taloushallinnon ohjelmia kuten kirjanpito-ohjelma, osto- ja myyntireskontraohjelmat, varastovalvontaohjelmat ja kassanhallintaohjelmat. Myös laskujen tiliöinti ja hyväksyminen hoidetaan sähköisillä järjestelmillä.

Henkilöstöhallinto huolehtii henkilöstöasioista

Henkilöstöhallinto on yrityksen tai organisaation henkilöstövoimavarojen hallinnointia. Henkilöstöhallinnossa työskentelevä toimistohenkilökunta tukee toimintaa hoitamalla käytännön toimistotehtäviä.

Tehtäväalueisiin kuuluvat esimerkiksi henkilöstösuunnittelu ja -hankinta, työn organisointi, työsuhdeasiat (esimerkiksi työehtosopimukset, palkka-asiat ja loma-asiat), henkilöstön kehittäminen sekä työsuojeluasiat.

Henkilöstöosaston koko vaihtelee organisaatiosta riippuen. Suurissa yksiköissä työskentelee kymmeniä henkilöitä, pienissä yrityksissä henkilöstöasioita voi hoidella vain yksi henkilö. Monissa organisaatioissa henkilöstö- ja taloushallintoa hoidetaan samassa yksikössä, jolloin tehtäviin kuuluu myös taloushallinnon hoitoa, kuten palkanlaskentaa.

Asiakirjahallinto on tiedon hallintaa

Tehokas toimistotyö edellyttää kokonaisvaltaista asiakirjojen hallintajärjestelmää. Toimistoissa käsiteltävää tietoa tallennetaan, siirretään ja käsitellään sekä asiakirjoina että sähköisessä muodossa.

Arkistoinnin perusteina ovat lainsäädännön vaatimukset sekä yrityksen omat ja ulkopuolisen tiedon tarpeet. Kasvava tiedon tarve on lisännyt voimakkaasti asiakirjatuotantoa. Tietoa on pystyttävä säilyttämään siten, että se on helposti ja nopeasti saatavilla. Haasteena on suurten tietomäärien hallinta erilaisilla ohjelmilla sekä arkistojen kehittäminen.

Asiakirjatuotanto on standardisoitu asiakirjojen kirjoittamisen, lukemisen ja käsittelyn nopeuttamiseksi. Lomakkeiden avulla yksinkertaistetaan asiakirjojen tuottamista, poistetaan päällekkäisiä työvaiheita ja varmistetaan, että asiakirjassa on kaikki tarvittavat tiedot.

Ammattiosaamista ja asiakaspalvelutaitoja

Toimistotehtävät edellyttävät yhä monialaisempaa ammattiosaamista. Oma tehtäväalue on hallittava hyvin. Monet ammattinimikkeet jo sinänsä kertovat työn sisällön, kirjanpitäjät, palkanlaskijat, puhelunvälittäjät jne.

Toiset tehtävänimikkeet eivät välttämättä kerro työnkuvasta paljoakaan, esimerkkeinä sihteeri ja assistentti, joiden toimenkuvat voivat olla hyvinkin kattavia. Muuttuneet toimenkuvat ovat tuoneet myös uusia nimikkeitä kuten suunnittelija, palkanlaskennan tai hallinnon assistentti ja controller.

Tehtävien hoito edellyttää itsenäistä työskentelyotetta sekä kykyä itsenäiseen tiedon hankintaan ja arviointiin. Lisäksi tarvitaan yhteistyötaitoja, joustavuutta, järjestelykykyä, täsmällisyyttä ja luotettavuutta. Asiakaspalvelutaidot ovat tarpeen, sillä toimistotyöntekijä on usein asiakkaiden ensikontakti yritykseen puhelimessa.

Toimistotyössä tapahtuvat muutokset edellyttävät jatkuvaa ammattitaidon kehittämistä. Teknologia kehittyy, käsiteltävä tieto lisääntyy ja asiakaskunta kansainvälistyy. Kielitaitoa tarvitaan yhä useammin.

Tietotekniikan käyttötaidot ja alalla käytettävien nykyaikaisten toimisto-ohjelmien hallinta on välttämätöntä. Toimisto on muuttunut tietotekniikan kehityksen myötä hallinnon tukitoimintoja suorittavasta yksiköstä organisaation toimistopalveluja tuottavaksi tietokeskukseksi.

Työpaikat

Eri toimialojen yritykset. Valtion ja kuntien virastot ja laitokset. Seurakunnat. Järjestöt. Säätiöt. Liitot. Yhteisöt. Tilitoimistot. Toimistopalveluyritykset.

Ammatit

Sihteeri. Toimistosihteeri. Taloussihteeri. Henkilöstösihteeri. Assistentti. Johdon assistentti. Toimistopäällikkö. Palkanlaskija. Kirjanpitäjä. Puhelinvaihteenhoitaja. Kassanhoitaja.

Koulutus

Toisen asteen ammatillisissa oppilaitoksissa voi suorittaa liiketalouden perustutkinnon. Tutkinnossa voi suuntautua asiakaspalveluun ja myyntiin, talous- ja toimistopalveluihin sekä tieto- ja kirjastopalveluihin. Tutkintonimike on merkonomi.

Perustutkinnon voi suorittaa myös näyttötutkintona, joka on erityisesti aikuisille suunniteltu joustava tutkinnon suorittamistapa.

Näyttötutkintoina voidaan suorittaa myös mm. asiakirjahallinnon ja arkistotoimen, taloushallinnon ja sihteerin ammattitutkinnot sekä taloushallinnon ja johtamisen erikoisammattitutkinnot.

Myös oppisopimuskoulutus tarjoaa mahdollisuuden kouluttautua alalle.

Alan koulutusta järjestävät esimerkiksi Markkinointi-instituutti sekä HAUS kehittämiskeskus Oy.

Ammattikorkeakouluissa voi opiskella liiketaloutta. Tutkintonimike on liiketalouden ammattikorkeakoulututkinto tradenomi (AMK).

Yliopistoissa voi opiskella kauppatieteitä. Alempi korkeakoulututkinto on kauppatieteiden kandidaatti. Ylempi korkeakoulututkinto on kauppatieteiden maisteri.

Työllisyys

Toimistotyöt työllistävät eri toimialojen yrityksissä, valtion, kuntien ja seurakuntien virastoissa sekä järjestöissä. Toimistotyötä tekevien sijoittuminen käytännössä lähes kaikkien työnantajien palvelukseen ja eri toimialoille tekee näissä tehtävissä toimivien lukumäärän selvittämisen vaikeaksi.

Toimistotöiden työllisyyttä ylläpitää tehtävien hoidon välttämättömyys käytännön toiminnan kannalta. Esimerkiksi asiakirjoihin, tiedottamiseen, järjestelyihin, hankintoihin ja asiakaspalveluun liittyvät työt on hoidettava, jotta organisaation tai yrityksen toiminta sujuisi. Talous- ja henkilöstöhallinnon tehtäviä ylläpitää myös niiden lakisääteisyys.

Yritykset rekrytoivat toimistotyöntekijöitä tarpeen mukaan. Valtiolla, kunnilla, seurakunnilla ja järjestöissä uusia työntekijöitä palkataan pääasiassa eläkkeelle lähtevien tai uusiin tehtäviin siirtyvien tilalle. Valtio, kunnat ja seurakunnat ovat perustaneet palvelukeskuksia, jotka hoitavat kootusti yksittäisten virastojen ja laitosten henkilöstö- ja taloushallinnon tehtäviä.

Toimistopalveluja hankitaan entistä enemmän niitä tarjoavilta yrityksiltä, jotta voidaan keskittyä omaan ydinosaamiseen sekä kustannussyistä. Tilitoimistot ovat erikoistuneet taloushallintoon, henkilöstöpalveluyritykset henkilöstöpalveluihin, minkä lisäksi on toimisto- ja sihteeripalveluja tarjoavia yrityksiä. Ulkoistaminen luo ammattilaisille mahdollisuuksia yritystoimintaan. Toimistotyöhön työllistytään myös henkilöstövuokrauksen kautta.

Kehitysnäkymät

Toimistossa tehtävään työhön vaikuttavia keskeisiä muutoksia ovat tehtävien muuttuminen asiantuntijatyön suuntaan, digitalisaation kehitys, lisääntyvä vuokratyön käyttö ja kansainvälistyminen.

Työhön kuuluu jatkossakin asiakirjojen kirjoittamista, kirjanpitoa, osto- ja myyntireskontran hoitamista, laskutusta, palkanmaksua, tiedon hankintaa, ajanvarauksia, organisointia, johdon avustamista, yhteistyötä sisäisten toimeksiantajien kanssa, asiakaspalvelua ja viestintää.

Muuttuvassa työelämässä vastuuta jaetaan enemmän, mikä edellyttää myös uudenlaista moniosaajuutta. Assistenttien ja sihteerien työssä tarvitaan yhä enemmän liiketoiminnan tuntemusta, strategiaviestinnän osaamista, projektinhallintaa ja esimiesosaamista.

Työntekijöiden on hallittava laajemmin yrityksen toimintaketjut eli prosessit kokonaisuudessaan ja otettava entistä suurempi kokonaisvastuu palvelusta tai lopullisesta tuotteesta. Käsiteltävän tiedon määrän lisääntyminen korostaa sen arvioimisen taitoa.

Toimistotyössä käsitellään paljon tietoa, johon liittyy myös henkilötietosuoja. Julkisella sektorilla kerätään, säilytetään ja käytetään paljon ihmisten henkilötietoja. Yritykset hankkivat näitä tietoja entistä enemmän verkkokaupan lisääntyessä. Tämä edellyttää työntekijöiltä tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvien asioiden hallintaa ja salassapitoa.

Digitalisaatio vaikuttaa toimistotyöhön tietotekniikan ja ohjelmistojen hyödyntämisenä esimerkiksi asiakirjojen käsittelyssä, asiakaspalvelussa ja viestinnässä. Tulevaisuudessa automatisaatio tulee hoitamaan rutiininomaisia töitä kuten tiedon keräämistä, tallentamista, siirtoa, laskentaa ja raportointia, mikä vähentää ihmistyötä.

Digitalisaation avulla voidaan vähentää päästöjä ja energian kulutusta, koska paperia ja postikuljetuksia tarvitaan vähemmän. Toimistoissa voidaan käyttää energiatehokkaampia laitteistoja, mikä edistää ympäristöystävällisyyttä. Digitalisaatio mahdollistaa myös lisääntyvän etätyön, mutta tuo myös työt yhä useammin kotiin ja työmatkoille.

Toimistotöitä tehdään entistä useammin vuokratyöläisenä henkilöstöpalveluyritysten kautta, jolloin työntekijä on henkilöstöpalveluyrityksen palkkalistoilla, mutta työskentelee asiakasyrityksen tiloissa ja työnjohdon alaisuudessa. Tämä tarjoaa tilaisuuksia lyhyisiin keikkoihin, pitempiin työjaksoihin ja mahdollisuuden tulla rekrytoiduksi yrityksen palvelukseen. Vaihtuvat työympäristöt edellyttävät työntekijältä joustavuutta.

Kansainvälisyys vaikuttaa toimistotyöhön siten, että yhteistyökumppaneita voi olla eri puolilla maapalloa ja asiakkaat voivat edustaa useita eri kansallisuuksia. Tämä asettaa omat vaatimuksensa työntekijöiden kielitaidolle ja kulttuurien tuntemukselle.

Toimistotyössä tarvitaan jatkossakin organisointitaitoja, oma-aloitteisuutta, vuorovaikutustaitoja, yhteistyötaitoja, ryhmätyötaitoja, suhdetoiminnan osaamista, tietotekniikan käyttötaitoja, viestintätaitoja ja kielitaitoa.

Lähialat

Hallinnollinen työ. Kaupan ala. Markkinointiala. Pankkiala. Vakuutusala. Viestintä. IT-ala.

Toimistotyö